Jak zorganizować dobrą konferencję firmową?
Organizacja firmowej konferencji to zadanie, które nigdy nie jest łatwe. Od wyboru odpowiedniego miejsca po skoordynowanie terminów i zadbanie o odpowiednią aranżację czy prelegentów – wszystko musi być dopięte na ostatni guzik. Jeśli nie jesteśmy zaznajomieni z branżą i brakuje nam doświadczenia w organizacji tego typu wydarzeń, istnieje ryzyko, że nie wszystko wyjdzie tak, jak sobie założyliśmy. Warto więc poznać kilka sprawdzonych sposobów, które pomogą nam zorganizować konferencję na najwyższym poziomie.
1.Określenie budżetu
Jasne określenie budżetu jest kluczowe dla udanej konferencji. Jeśli mamy ograniczone środki, lepiej zrezygnować z dużego rozmachu na rzecz bardziej kameralnego spotkania skierowanego do wybranych osób. Jeśli mamy nieco więcej pieniędzy, warto zastanowić się nad dodatkowymi atrakcjami dla uczestników, co zawsze będzie dobrze odebrane. Dobrze też poradzić się specjalistów, którzy pomogą stworzyć wydarzenie, które mieści się w naszych finansowych możliwościach.
2. Wybór odpowiedniego miejsca
Nie trzeba nikogo przekonywać, że miejsce, w którym odbywa się konferencja, ma ogromne znaczenie. W przypadku tego typu wydarzeń jest to szczególnie ważne, ponieważ nie każde miejsce spełni standardy wymagane na topowej konferencji. Sala, aulę lub pokój konferencyjny muszą być dostosowane do przewidywanej liczby uczestników i prelegentów. Duże sale wyposażone w ekrany do prezentacji, odpowiednie nagłośnienie czy chociażby klimatyzację, są kluczowym elementem tego typu wydarzeń.
3. Precyzyjny plan wydarzenia
Dobra konferencja musi być doskonale zaplanowana w czasie. Harmonogram wydarzenia należy wcześniej dostarczyć uczestnikom, dzięki czemu wszyscy będą wiedzieli, co się wydarzy i czego się spodziewać. Warto przewidzieć niewielkie przerwy techniczne oraz dłuższe przerwy na kawę, aby uczestnicy mieli chwilę oddechu np. na networking. Możemy przygotować agendę mailową oraz dużą tablicę informacyjną przy wejściu na salę, by uniknąć nieporozumień i ułatwić uczestnikom orientację.
4. Właściwe zapewnienie cateringu
Profesjonalna konferencja wymaga dobrze przygotowanego cateringu, zarówno jeśli chodzi o przerwy kawowe, jak i obiadowe dla uczestników. Przekąski, przerwy kawowe, wartościowe obiady w wersji mięsnej i wegetariańskiej to w obecnych czasach standard, którego należy bezwzględnie się trzymać. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie bufetu, aby uczestnicy swobodnie korzystali z dostępnych potraw i napojów, takich jak napoje typu soft, a zwłaszcza woda, która powinna być dostępna w miejscu dobrze widocznym dla wszystkich.
5. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań
Postęp technologiczny umożliwił wprowadzenie do konferencji ciekawych efektów wizualnych. Multimedialne ekrany, efekty świetlne i bilbordy stają się coraz popularniejszymi elementami profesjonalnych konferencji. Oferują nie tylko atrakcyjne wizualnie doświadczenia, ale także stanowią doskonałe narzędzie marketingowe, pozwalając uczestnikom zapoznać się z organizatorami i zapamiętać ich markę.
6. Dodatkowe materiały
Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe materiały konferencyjne. Mogą to być upominki dla gości, broszury informacyjne, gadżety lub identyfikatory. Ich odpowiednie przygotowanie powinno się zacząć wcześniej, ponieważ choć mogą wydawać się drobnym elementem, nadają prestiżu całemu wydarzeniu.
7. Atrakcje dodatkowe
Konferencje nie muszą skupiać się wyłącznie na prelekcjach i wykładach. Warto rozważyć wprowadzenie dodatkowych atrakcji, takich jak występy znanych osób, zespołów, teatr czy przemowy motywacyjne popularnych mówców. Ogranicza nas jedynie wyobraźnia, ale należy pamiętać, że mimo wszystko konferencja ma charakter biznesowy, więc wszystko musi być odpowiednio wyważone.
Podsumowując, zorganizowanie udanej firmowej konferencji wymaga odpowiedniego planowania i uwzględnienia wielu aspektów. Należy dokładnie przemyśleć każdy z wymienionych powyżej punktów, aby wydarzenie spełniało najwyższe standardy. W przypadku braku doświadczenia lub wątpliwości, warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy zorganizują konferencję na wysokim poziomie, mając na uwadze nasze potrzeby i cele. Jeśli masz wątpliwości, sprawdzona agencja eventowa z pewnością będzie tutaj pomocna – takie wydarzenia są dla nich codziennością.
Fot. Pixabay
