Jak zorganizować pierwsze wydarzenie? Poznaj 8 podstawowych kroków. 

Pierwsze wydarzenie może być ekscytującym i jednocześnie wymagającym zadaniem. Udane wydarzenie jest wynikiem dobrego planu i koordynacji wielu różnych elementów, co po części wymaga umiejętności organizacyjnych, jak również elastyczności i zaangażowania. Oto kilka kroków, które mogą Ci pomóc w zorganizowaniu udanego wydarzenia:

1. Cel

Określ cel wydarzenia. Zastanów się, co chcesz osiągnąć, organizując wydarzenie. Może on być różny, w zależności od kontekstu i rodzaju (np. promocja produktu lub usługi, podnoszenie świadomości społecznej, przekazanie wiedzy). Cel wydarzenia powinien być jasny i sprecyzowany, abyś mógł efektywnie zaplanować wszystkie działania i dostosować się do potrzeb uczestników.

2. Plan

Stwórz plan obejmujący datę, miejsce, agendę, wystąpienia, przerwy, inne aktywności planowane podczas wydarzenia, potrzebny sprzęt, sposób rejestracji uczestników, nagrody (jeśli będzie to wydarzenie w trakcie, którego np. zostaną ogłoszeni laureaci konkursu). Opracowanie szczegółowego planu pomoże Ci zrozumieć, co musisz zrobić w następnych krokach.

3. Budżet

Ustal budżet. Określ, ile pieniędzy możesz przeznaczyć na swoje wydarzenie. Rozważ koszty wynajmu miejsca, catering, nagłośnienie, oświetlenie, dekoracje, materiały promocyjne i inne potrzebne elementy. Upewnij się, że Twój budżet jest realistyczny i uwzględnia wszystkie koszty.

4. Miejsce

Znajdź miejsce, które będzie odpowiednie dla Twojego wydarzenia. Musisz być w stanie pomieścić wszystkich gości i zapewnić niezbędne udogodnienia. Najlepiej zrobić rozeznanie ofertowe, by ostatecznie wybrać najkorzystniejszą z nich. Następnie zadbaj o podpisanie umowy najmu i wszystkie niezbędne zezwolenia (jeśli takich wymaga Twoje wydarzenie). 

5. Logistyka

Zadbaj o szczegóły logistyczne. Zajmij się wszystkimi szczegółami logistycznymi, takimi jak zaproszenia, rejestracja gości, catering, sprzęt audio-wideo, dekoracje, parking itp. Tak jak w przypadku wyboru miejsca, warto wysłać zapytania ofertowe, dzięki czemu będziesz w stanie wybrać najlepsze opcje. Samo rozeznanie cen zwykle wymaga kilku dni. Wszystko zależy od ilości uczestników, odległości czy pory roku w przypadku noclegów (w tzw. sezonie ceny zakwaterowania są zdecydowanie wyższe). 

6. Promocja wydarzenia

Promuj swoje wydarzenie. Wykorzystaj różne narzędzia promocyjne, takie jak media społecznościowe, plakaty, zaproszenia e-mailowe itp. Ważne jest, aby dotrzeć do jak największej liczby potencjalnych uczestników.

7. Podsumowanie przed wydarzeniem

Upewnij się, że każdy z zaplanowanych wcześniej kroków został zrealizowany, a wszystkie potrzebne produkty/usługi zostały zamówione. Krok po kroku przeanalizuj listę zadań i rzeczy potrzebnych w dniu spotkania, np. czy wydrukowałeś listę gości. Warto przygotować również listę kontaktów do usługodawców, by mieć ją pod ręką, gdy zajdzie potrzeba skontaktowania się, np. w sytuacji, gdy Twój usługodawca się spóźnia. 

8. Podsumowanie po wydarzeniu

Po zakończeniu wydarzenia warto podsumować jego przebieg. Oceń, co poszło dobrze, a co można poprawić na przyszłość. Poproś uczestników o opinie i uwagi. Wykorzystaj te informacje, aby doskonalić swoje umiejętności organizacyjne i poprawić jakość przyszłych wydarzeń. .

Jeśli szukasz wydarzenia dla siebie, zajrzyj do katalogu wydarzeń prowadzonego w ramach Portalu iKobiece TUTAJ.