Etykieta w pracy i biznesie. Jak kultura osobista wpływa na relacje, zaufanie i karierę? – Wywiad z Ewą Pietrakowską-Dziedzic
W świecie przyspieszonej komunikacji, pracy zdalnej i rosnącej roli sztucznej inteligencji coraz częściej wraca pytanie o znaczenie kultury osobistej i etykiety w relacjach zawodowych. Czy dobre maniery nadal mają realną wartość w biznesie i codziennej pracy? O tym, jak drobne gesty, sposób komunikacji i umiejętność stawiania granic wpływają na zaufanie, profesjonalizm i rozwój kariery, rozmawiamy z Ewą Pietrakowską-Dziedzic, trenerką biznesu oraz specjalistką ds. etykiety i public relations.
Redakcja: Czy w dzisiejszym świecie, pełnym pośpiechu i nadmiaru informacji, etykieta i kultura osobista zyskują na znaczeniu?
Ewa Pietrakowska-Dziedzic: Zdecydowanie tak. Paradoksalnie, w dobie AI czynnik ludzki stał się towarem premium. Algorytm napisze poprawny mail, ale to człowiek wie, jak budować relacje, które są podstawą naszego funkcjonowania w społeczeństwie. Etykieta natomiast daje nam instrukcję obsługi tych relacji. Odpowiada na pytania o to, co robić, a czego unikać w kontakcie z drugim człowiekiem. To zbiór zasad, które ułatwiają nam kontakty z innymi.
W biznesie kultura osobista tworzy tzw. trust factor i buduje zaufanie szybciej niż kompetencje techniczne. Kto nie zna kodów zachowań, traci okazje. Jestem przekonana, że dobre maniery wyróżniają nas dziś w tłumie bardziej niż kiedykolwiek, a etykieta to twarda waluta biznesowa.
W jaki sposób codzienne zachowania wpływają na postrzeganie nas w pracy i w relacjach zawodowych?
To właśnie codzienne drobiazgi budują nasz wizerunek: okazywanie szacunku, punktualność, sposób mówienia, dotrzymywanie danego słowa. Ludzie rzadko pamiętają szczegóły naszych kompetencji, ale bardzo dobrze pamiętają, jak się przy nas czuli. W pracy profesjonalizm zaczyna się od relacji, a te buduje się małymi, powtarzalnymi gestami.
W PR nazywamy to spójnością wizerunkową. Nasz wizerunek to suma wszystkich punktów styku: naszych kompetencji, dobrych manier, tego, jak się komunikujemy, jak wyglądamy, czy potrafimy zarządzać kryzysami itd. Profesjonalizm zaczyna się od szacunku, a etykieta daje nam narzędzia, by go wyrazić.
Jakie najmniejsze, często niedoceniane gesty mogą zrobić największą różnicę w kontaktach z innymi?
Savoir-vivre to sztuka detalu. W świecie pełnym pośpiechu największą różnicę robią gesty sygnalizujące naszą pełną obecność: utrzymanie kontaktu wzrokowego, uważne słuchanie, punktualność czy odłożenie telefonu podczas rozmowy. To uniwersalny język szacunku, za pomocą którego mówimy rozmówcy: „jesteś dla mnie ważny”.
Ludzie lgną do osób, przy których czują się zauważeni, dlatego te „małe” gesty budują nasz autorytet i kapitał relacyjny skuteczniej niż wielkie słowa. W samym biznesie „małe” gesty wynikające ze znajomości zasad etykiety mają naprawdę wysokie ROI. Często to te elementy decydują o kontrakcie. Klient wybierze tego, z kim współpraca jest płynna i przebiega z klasą.
Asertywność i kultura osobista. Jak znaleźć balans między stanowczością a elegancją w komunikacji?
To mit, że stoją w sprzeczności. Można mówić „nie”, nie raniąc drugiej osoby. Kluczem jest sposób komunikacji: mówienie o swoich potrzebach, bez oceniania i bez agresji. Elegancja w komunikacji polega na tym, że jesteśmy stanowczy, ale jednocześnie uważni na drugiego człowieka. Odmowa staje się wtedy wyrazem profesjonalizmu, a nie atakiem.
Według etykiety najskuteczniejsze „nie” jest uprzejme w formie, ale nieustępliwe w treści. Nazywam to „miękką stanowczością”. Kluczowa jest forma. Komunikujemy nasze granice, na przekroczenie których nie pozwolimy, ale nie oceniamy drugiej strony. To buduje autorytet.
Jak skutecznie stawiać granice, nie niszcząc relacji ani w pracy, ani w życiu prywatnym?
Granice najlepiej stawiać wcześnie, na etapie budowania relacji czy ustalania zasad współpracy. Co ważne, trzeba to zrobić spokojnie i być konsekwentnym w pilnowaniu postawionych granic. Nie trzeba się tłumaczyć. Wystarczy krótki, klarowny komunikat, bez tłumaczeń ponad miarę i bez emocjonalnych wybuchów.
Profesjonalista komunikuje zasady współpracy, zanim pojawi się konflikt. Relacje oparte na transparentnych zasadach są stabilniejsze, bo eliminują pole do domysłów, które są głównym źródłem toksyczności w zespołach. Paradoksalnie to właśnie jasne granice budują zaufanie, bo pokazują, że jesteśmy przewidywalni i szanujemy zarówno siebie, jak i innych.
Jakie najczęstsze błędy komunikacyjne obserwuje Pani w kontaktach online i jak ich unikać?
Największe błędy? Mało profesjonalne maile: rozpoczynanie wiadomości od „Witam”, niewpisywanie tematu maila, chaotycznie napisane treści bez myśli przewodniej, ze ścianą tekstu i załącznikami „na pół dysku”. Nietaktem jest też wysyłanie wiadomości głosowych w sprawach formalnych.
W PR obowiązuje zasada: ułatw zrozumienie. Chaotyczny styl komunikacji je utrudnia. W komunikacji online najsmutniejsze jest to, że wielu zachowuje się tak, jakby anonimowość dawała im prawo do braku kultury. Nie daje. Warto też pamiętać, że w sieci każde słowo waży więcej, bo brakuje mowy ciała, która mogłaby złagodzić przekaz. Dlatego tak ważne jest branie odpowiedzialności za swoje słowa.
Czy istnieją uniwersalne zasady etykiety, które warto stosować zarówno w mailach, spotkaniach online, jak i twarzą w twarz?
Tak – to szacunek i myślenie o drugim człowieku. Niezależnie od tego, czy piszemy maila, czy rozmawiamy przy kawie, szanujmy czas i uwagę odbiorcy. Nowoczesna etykieta to przede wszystkim elastyczność. Inaczej piszemy szybką wiadomość na czacie, a inaczej oficjalne pismo.
Serce etykiety pozostaje jednak to samo: sprawić, by druga strona czuła się przy nas ważna i dobrze traktowana. Zamiast sztywno trzymać się regułek z podręczników, lepiej włączyć empatię i dopasować się do sytuacji. Znajomość zasad etykiety po prostu ułatwia życie i pomaga budować lepsze relacje.
Jak świadomość własnego wizerunku i zachowania może wpływać na rozwój kariery i zdobywanie zaufania innych?
Świadomość własnego wizerunku to dziś jedna z kluczowych kompetencji zawodowych, choć wciąż bywa mylona z autopromocją. Tymczasem chodzi o coś znacznie głębszego: spójność między tym, co mówimy, jak się zachowujemy i jakie wartości reprezentujemy. Osoby, które potrafią nad tym panować, są postrzegane jako przewidywalne, profesjonalne i „bezpieczne” we współpracy, a to w organizacjach ma ogromną wartość.
Zaufanie nie rodzi się z deklaracji, tylko z obserwacji codziennych zachowań. Kultura osobista działa jak cichy wzmacniacz kariery. Nie krzyczy „zobaczcie mnie”, ale konsekwentnie buduje reputację kogoś, kto potrafi zachować klasę także pod presją czy w sytuacji stresowej.
Jak reagować w trudnych sytuacjach, kiedy emocje biorą górę, ale zależy nam na zachowaniu profesjonalizmu?
W praktyce zawodowej widzę, że największe szkody w relacjach powstają nie przez sam konflikt, ale przez reagowanie pod wpływem impulsu. Prawdziwy profesjonalizm zaczyna się tam, gdzie kończy się impuls. W trudnych sytuacjach kluczowa jest umiejętność zarządzania reakcją na silne emocje, bo o ile emocji nie da się „wyłączyć”, o tyle możemy wybrać sposób, w jaki na nie zareagujemy.
Kiedy czujemy, że emocje sięgają zenitu, zawsze można zakomunikować: „Potrzebuję chwili, żeby się do tego odnieść spokojnie”. Klasa to umiejętność zatrzymania reakcji, której jutro moglibyśmy żałować. Słowa wypowiedziane w emocjach mają długi cień i często są pamiętane dłużej niż późniejsze wyjaśnienia.
Jak w praktyce wykorzystać etykietę i kulturę osobistą, aby zmniejszyć stres i napięcia w pracy i w relacjach?
Etykieta to zestaw gotowych algorytmów zachowań, które zapewniają przewidywalność. Gdy wiemy, jak się zachować, kto komu jako pierwszy podaje rękę, gdzie usiąść, jak prowadzić spotkania czy pisać maile, znika niepewność, a mózg oszczędza energię. Spada tzw. ładunek kognitywny.
Znajomość zasad etykiety porządkuje chaos komunikacyjny i daje poczucie bezpieczeństwa. W zespole, gdzie panują wysokie standardy kultury, jest mniej konfliktów personalnych, a energia idzie w merytorykę, a nie w rozstrzyganie sporów czy leczenie urażonych ambicji.
Gdyby miała Pani wskazać jedno, najważniejsze przesłanie dotyczące nowoczesnej etykiety, które każdy mógłby od razu wprowadzić w życie, co by to było?
Pamiętajmy: etykieta to przede wszystkim nauka o szacunku. Zanim coś powiemy lub napiszemy, zatrzymajmy się i pomyślmy: „Jak inni poczują się przez moje działanie?”. To fundamentalna zmiana perspektywy.
Prawdziwa klasa to sprawianie, że ludzie czują się przy nas dobrze i bezpiecznie. Złota zasada PR brzmi: „Wszystko komunikuje”. Nie ma zachowań neutralnych. Brak odpowiedzi na maila, spóźnienie czy podniesiony ton głosu to wszystko sygnały, które definiują naszą markę osobistą i pokazują, czy szanujemy innych. Traktujmy etykietę jako narzędzie precyzyjnego zarządzania tym, jak widzą nas inni. To bardzo pomaga w budowaniu wizerunku profesjonalisty.
Wywiadu udzieliła: Ewa Pietrakowska-Dziedzic – trenerka biznesu, specjalistka ds. etykiety i public relations. Od lat zajmuje się tematyką komunikacji, kultury osobistej i relacji zawodowych, współpracując z sektorem publicznym i biznesem. W swojej pracy koncentruje się na praktycznym wymiarze etykiety oraz jej roli w budowaniu profesjonalnych relacji w pracy i życiu codziennym.
Więcej informacji o działaniach Ewy znajdziesz na Facebooku i LinkedIn.
