Jak prowadzić firmę bez stresu związanego z podatkami i księgowością? – Wywiad z Moniką Osuchowską
Monika Osuchowska od lat pracuje z przedsiębiorcami, pokazując, że liczby mogą być zrozumiałe, a podatki nie muszą paraliżować decyzji biznesowych. W rozmowie z nami opowiada o swojej drodze zawodowej, wartościach, które stoją za jej pracą, oraz o tym, dlaczego partnerstwo i zaufanie są dziś ważniejsze niż sam perfekcyjny bilans.
Redakcja: Twoja praca to znacznie więcej niż klasyczna księgowość. Jak wyglądała Twoja droga do miejsca, w którym jesteś dziś zawodowo?
Monika Osuchowska: Moja droga zawodowa była przede wszystkim konsekwentna, choć oczywiście niepozbawiona zakrętów i wyzwań. Od najmłodszych lat czułam, że odnajdę się w pracy biurowej. Jako dziewczynka potrafiłam godzinami bawić się w „pocztę”, wystawiając własnoręcznie robione dokumenty, przybijając pieczątki zrobione ze starych stempli i odgrywając scenki z klientami. Już wtedy instynktownie wiedziałam, że taka praca jest dla mnie naturalna.
Dlatego wybór liceum ekonomicznego był dla mnie oczywisty, a potem kontynuacja studiów na kierunku ekonomicznym. Każde kolejne doświadczenie zawodowe pogłębiało moją wiedzę z zakresu finansów i funkcjonowania firm. Już podczas pierwszej pracy w kancelarii prawnej poczułam, jak bardzo brakuje mi specjalistycznego języka. Wiele rozmów brzmiało dla mnie wtedy niemal jak w obcym języku. Zamiast się jednak zniechęcić, postanowiłam to wykorzystać. Z czasem przyswoiłam nową terminologię i właśnie ta determinacja bardzo mi pomogła przy zdawaniu egzaminu na doradcę podatkowego kilka lat później.
Kolejnym etapem była praca w banku, w obsłudze korporacyjnej. To doświadczenie otworzyło mi oczy na sposób myślenia przedsiębiorców. Zaczęłam rozumieć ich potrzeby, priorytety i styl działania. Zyskałam bezcenną perspektywę, która dziś bardzo pomaga mi w pracy z klientami.
Mimo wszystko czułam jednak, że to wciąż za mało. Marzyłam o czymś swoim, o realnym wpływie na to, jak prowadzona jest działalność firmy. Zaczęłam więc szukać pracy w biurze rachunkowym i szybko zderzyłam się z rzeczywistością. Nie było łatwo, nikt nie chciał mnie przyjąć „od ręki”, a oferty, które się pojawiały, często wiązały się z koniecznością posiadania doświadczenia w księgowości. W tamtym czasie niestety jeszcze go nie miałam, więc postanowiłam najpierw coś dać od siebie.
Zaczęłam przygotowania do egzaminu na usługowe prowadzenie biura rachunkowego, wówczas jeszcze państwowego, ale przypadkiem trafiłam na informację o zawodzie doradcy podatkowego. Nie wiedziałam wtedy, na czym dokładnie ta praca polega, ale im więcej czytałam, tym bardziej mnie fascynowała.
Okazało się, że to zawód wymagający, ale jednocześnie bardzo rozwijający i dający ogromne możliwości. Zainteresowanie przerodziło się w pasję i tak zaczęła się moja przygoda z doradztwem podatkowym, która trwa do dziś. Nie żałuję tego wyboru ani przez chwilę. Gdybym miała podjąć tę decyzję raz jeszcze, zrobiłabym dokładnie to samo.
Czy pamiętasz moment, w którym poczułaś, że chcesz prowadzić biuro rachunkowe „po swojemu” – bardziej partnersko i wspierająco?
Właściwie od zawsze miałam w sobie to przekonanie. Nie było jednego przełomowego momentu, który zmieniłby moje podejście. Dorastałam w domu, w którym codzienność przedsiębiorcy była obecna na co dzień. Mój tata prowadził i nadal prowadzi własną firmę. Od najmłodszych lat obserwowałam, z jakimi trudnościami musi się mierzyć, nie tylko formalnymi, ale też mentalnymi, wynikającymi z odpowiedzialności i samotności w podejmowaniu decyzji.
Dlatego od początku wiedziałam, że chcę budować swoje biuro rachunkowe inaczej. Nie tylko jako usługę, ale jako realne wsparcie dla przedsiębiorców. Zależało mi na podejściu partnerskim, opartym na zaufaniu i zrozumieniu. Chciałam, aby moi klienci czuli, że mają obok siebie kogoś, kto nie tylko zna przepisy, ale też rozumie ich codzienne wyzwania i potrafi spojrzeć na ich biznes szerzej, strategicznie, a nie wyłącznie księgowo. To właśnie ta misja przyświeca mi do dziś.
Mówiąc o partnerstwie w biznesie i poczuciu bezpieczeństwa klientów, co Twoim zdaniem najbardziej odróżnia dobrą księgową od takiej, która realnie wspiera rozwój firmy?
Dla mnie kluczowa jest nie tylko wiedza, ale przede wszystkim podejście do klienta. Wiedzę można zdobyć. Wystarczy chcieć się uczyć, szukać rozwiązań i korzystać z dostępnych źródeł. Zwłaszcza dziś, w erze szybkiego dostępu do informacji, to naprawdę kwestia zaangażowania.
Tym, co naprawdę wyróżnia osobę wspierającą rozwój firmy, jest umiejętność słuchania, zrozumienia perspektywy przedsiębiorcy i budowania relacji opartych na zaufaniu. Zawsze staram się „wejść w buty” klienta, zrozumieć, jak myśli, czego się obawia i na czym mu zależy. Czasem, przyznam szczerze, pewne decyzje klientów bywają dla mnie zaskakujące, ale nigdy nie oceniam ich z góry. Daję przestrzeń na rozmowę i na przedstawienie swojego punktu widzenia, bo właśnie z tego dialogu często rodzą się najlepsze rozwiązania.
W moim odczuciu prawdziwe wsparcie zaczyna się tam, gdzie klient czuje, że może zadzwonić z pytaniem bez obawy, że zostanie zbyty czy oceniony. Nie chodzi o to, by być dostępnym 24/7, ale o pewność, że nie jest sam. Księgowość to nie tylko liczby. To ludzie, decyzje i konsekwencje. A my jesteśmy po to, by im w tym towarzyszyć.
Wiele kobiet prowadzących biznes czuje się przytłoczonych finansami i formalnościami. Z jakimi obawami klientki trafiają do Ciebie najczęściej?
Najczęściej przytłacza je… nadmiar. Nadmiar informacji, decyzji i formalności. Własna firma wymaga ogarniania naprawdę wielu obszarów, a przecież nikt nie jest w stanie znać się na wszystkim. Tymczasem wiele przedsiębiorczyń wpada w pułapkę myślenia: „ja sama dam radę”. To podejście jest bardzo powszechne, szczególnie na początku drogi, kiedy działalność dopiero raczkuje, a czas wydaje się względnie elastyczny. Jednak gdy firma zaczyna się rozwijać, a liczba obowiązków rośnie, strategia „wszystko sama” bardzo szybko przestaje się sprawdzać.
Sama się z tym mierzyłam i, szczerze mówiąc, mierzę się nadal. To trudny schemat do przełamania, bo z zewnątrz wygląda jak zaradność i siła, a w rzeczywistości prowadzi do przemęczenia, frustracji, a często także do zaniedbania siebie. Przedsiębiorczynie zaczynają rezygnować z odpoczynku, ograniczają sen, rezygnują z posiłków, wszystko po to, by „ogarnąć” biznes.
Jedną z największych barier, które widzę u moich klientek, jest niechęć do delegowania. A przecież nie trzeba od razu budować zespołu. Czasem wystarczy przekazać określony zakres obowiązków zewnętrznym specjalistom. Taką właśnie przestrzenią jest księgowość i podatki. To obszar wymagający nie tylko wiedzy, ale także ciągłego śledzenia zmieniających się przepisów. Przekazanie go w dobre ręce to często pierwszy krok do odzyskania spokoju i przestrzeni na rozwój, zarówno firmy, jak i siebie jako człowieka.
Podkreślasz, że liczby mają pomagać w podejmowaniu decyzji, a nie tylko służyć do rozliczeń. Jak uczysz klientów rozumienia finansów bez księgowego żargonu?
Zdecydowanie stawiam na rozmowę i konkretne przykłady. Tłumaczę: jeśli zrobisz to w taki sposób, zapłacisz tyle; jeśli wybierzesz inną drogę, konsekwencje będą inne. To działa najlepiej, bo klient od razu widzi realny wpływ decyzji na swój biznes. Nie musi znać brzmienia przepisu. Musi wiedzieć, co on dla niego oznacza w praktyce.
Kiedy przygotowywałam się do egzaminu na doradcę podatkowego, musiałam nauczyć się mówić przepisami. Recytować je, łączyć i analizować. Gdy jednak zaczęłam pracę z klientami, bardzo szybko przekonałam się, że to zupełnie nie działa. Klient nie potrzebuje akademickiego wykładu, tylko jasnej odpowiedzi na pytanie: co to dla mnie znaczy?
Pamiętam, jak mój ówczesny mentor konsekwentnie zwracał mi uwagę, że mówię zbyt „urzędowo”. Buntowałam się wtedy, sądząc, że klient powinien znać dokładne przepisy. Dziś wiem, że miał rację. Największą wartością nie jest to, jak dobrze znam przepisy, ale to, jak potrafię je przetłumaczyć na ludzki język.
Dziś to dla mnie standard. Zamiast cytować artykuły, mówię obrazowo, przejrzyście i zrozumiale. Często poświęcam więcej czasu na jeden mail czy pismo, by wytłumaczyć coś tak, jak sama chciałabym to usłyszeć, będąc po drugiej stronie. To naprawdę robi różnicę.
Wspierasz klientów na różnych etapach rozwoju, od JDG po spółki i zatrudnianie pracowników. Który moment w biznesie jest Twoim zdaniem najtrudniejszy emocjonalnie dla przedsiębiorców?
Z moich obserwacji wynika, że jednym z najtrudniejszych momentów emocjonalnie, choć niekoniecznie operacyjnie, jest ten, w którym przedsiębiorca musi zacząć delegować zadania. Paradoksalnie nie nadmiar pracy boli najbardziej, lecz konieczność oddania jej części komuś innemu.
Dla wielu właścicieli firm, szczególnie tych, którzy wszystko zbudowali własnymi rękami, firma jest czymś bardzo osobistym. Często traktują ją jak przedłużenie siebie. Przekazanie jakiegoś fragmentu działań, niezależnie od tego, czy chodzi o pracownika, podwykonawcę czy zewnętrzną firmę, wywołuje naturalny opór, niepokój, a czasem nawet strach. Bo ktoś „z zewnątrz” zrobi to inaczej, może mniej dokładnie, może nie „po mojemu”.
Moim zdaniem właśnie ten moment bywa emocjonalnie przełomowy. Delegowanie to nie tylko operacja, to decyzja o zaufaniu. Jeśli ktoś nie jest gotowy jej podjąć, bardzo często zatrzymuje rozwój swojej firmy. Próbuje wszystko kontrolować samodzielnie, a to w pewnym momencie przestaje być możliwe.
Co daje Ci największą satysfakcję w codziennej pracy z klientami? Czy jest jakaś historia, która szczególnie zapadła Ci w pamięć?
Największą satysfakcję daje mi moment, w którym klient widzi i czuje różnicę pomiędzy naszą obsługą a tą, z którą miał do czynienia wcześniej. Gdy mówi, że wreszcie czuje spokój, że ktoś naprawdę nad tym czuwa i że ma jasność co do tego, co dzieje się w jego firmie. Ogromnie cieszy mnie, gdy klienci się rozwijają i z radością dzielą się tym, że „zaczyna iść”, że ciężka praca przynosi efekty. Ich sukcesy są dla mnie paliwem do działania.
Nie mam jednej szczególnej historii. Każdy klient to osobna opowieść, z własnym bagażem doświadczeń i emocji. Szczególnie poruszają mnie jednak sytuacje, gdy trafia do nas ktoś, kto stracił zaufanie do swojego poprzedniego księgowego. Takich przypadków mamy niestety sporo. To zawsze duże wyzwanie, bo trzeba nie tylko zbudować relację od nowa, ale także odbudować zaufanie do całej branży. To proces wymagający czasu, empatii i cierpliwości.
Największym komplementem jest dla mnie moment, w którym taki klient po kilku miesiącach mówi: „Wreszcie czuję, że wszystko jest na swoim miejscu. Wiem, że mam wsparcie, że moje sprawy są ogarnięte i że mogę zadzwonić, by po prostu zapytać”. Dla mnie to więcej niż dobra współpraca. To prawdziwe partnerstwo i właśnie takie momenty dają mi największą satysfakcję.
Jaką radę dałabyś kobietom, które marzą o własnym biznesie, ale wciąż blokuje je strach przed podatkami, ZUS-em i urzędami?
Założenie własnej firmy to poważna decyzja i nie każdy musi iść tą drogą. Warto to powiedzieć otwarcie. Jeśli jednak czujesz, że to, co chcesz robić, nie jest chwilowym impulsem, lecz czymś, w czym jesteś naprawdę dobra i co ma dla Ciebie sens, nie pozwól, by blokował Cię lęk przed formalnościami.
Strach przed podatkami, ZUS-em czy urzędami jest bardzo powszechny, ale na szczęście to bariera, którą można pokonać. Czasem wystarczy jedna dobra rozmowa z doradcą podatkowym lub księgową, która krok po kroku wytłumaczy, co z czym się łączy i od czego zacząć. Nagle okazuje się, że to, co wydawało się wielką ścianą, jest jedynie zasłoną mgły. Gdy się ją rozwieje, droga staje się wyraźna.
Nie musisz znać się na wszystkim. Wystarczy, że wiesz, co chcesz robić, i znajdziesz ludzi, którzy pomogą Ci zadbać o resztę.
Gdybyś miała opisać jednym zdaniem misję swojej pracy – to, co chcesz, by klienci czuli i wynosili ze współpracy z Tobą – co by to było?
Gdybym miała opisać jednym zdaniem misję mojej pracy, powiedziałabym, że chcę, aby każdy klient czuł się zaopiekowany, spokojny i pewny, że jego sprawy są w dobrych rękach oraz że nie jest w tym wszystkim sam.
Wywiadu udzieliła: Monika Osuchowska – Prowadzi biuro rachunkowe, w którym księgowość jest realnym wsparciem w podejmowaniu decyzji biznesowych, a nie tylko formalnym obowiązkiem. Współpracuje głównie z mikro i małymi przedsiębiorcami, w tym z wieloma kobietami, pomagając im porządkować finanse, planować podatki i rozwijać firmy w sposób świadomy oraz bez zbędnego stresu. W pracy stawia na partnerskie podejście, prosty język i poczucie bezpieczeństwa klientów.
Więcej informacji o działaniach Moniki znajdziesz na www.ricavi.pl oraz na Facebooku.
