Jak przestać pracować na koszty? Praktyczne wskazówki na sukces w biznesie – Wywiad z Ewą Birlet

Wielu przedsiębiorców zmaga się z wyzwaniem efektywnego zarządzania finansami w swoich firmach, co często prowadzi do sytuacji, w której pracują „na koszty”, nie osiągając pożądanych dochodów. Ewa Birlet, mentorka i specjalistka w zakresie budowania dochodowych modeli biznesowych w wywiadzie dla iKobiece.pl mówi o najczęstszych przyczynach tego problemu oraz o prostych sposobach na poprawę sytuacji finansowej firm. Dzieli się także cennymi wskazówkami, które pomagają przedsiębiorcom uniknąć pułapek finansowych, zwiększyć rentowność oraz skutecznie zarządzać czasem i zespołem. To rozmowa, która pomoże każdemu właścicielowi firmy wprowadzić zmiany na lepsze i skoncentrować się na osiąganiu realnych zysków.

Karolina Dąbrowska: Wielu przedsiębiorców mówi, że pracuje „na koszty”. Jakie są tego najczęstsze przyczyny?

Ewa Birlet: To prawda. Większość przedsiębiorców pracuje tylko na koszty z dwóch powodów. Pierwszy – nie wiedzą, ile każdego miesiąca kosztuje ich biznes. Mieszają się wydatki firmowe z prywatnymi i nie wiedzą, jak to połączyć. Problem jest największy wtedy, gdy firma to jedyne źródło dochodu.

Drugi powód – żaden przedsiębiorca nie pracuje z celami przychodu. Skoro nie wie, ile ma kosztów, nie daje sobie miesięcznie celu przychodu, który pokryje te koszty.

KD: Jakie najczęstsze błędy widzisz w zarządzaniu finansami małych firm?

EB: Przedsiębiorcy w większości skupiają się na wykonaniu swojego produktu czy usługi. Nikt nie myśli o zarabianiu. Dają klientom całe serce i swój czas, a czasami zarobek z tego jest bardzo mały, a nawet żaden. Nie wiedzą, kiedy zarabiają i ile. Nie liczą swojego biznesu, co powoduje, że podatki są dla nich zaskoczeniem. Ponadto, nie wykorzystują swojego potencjału, bo nie mają na to pomysłu ani czasu.

KD: Jakie proste sposoby polecasz na zwiększenie dochodów bez ponoszenia dodatkowych kosztów?

EB: Najpierw zachęcam, by sprawdzić swoje wyceny – czy są w porządku, czy należy coś w nich zmienić. Skup się na sprzedaży jednego, najbardziej dochodowego produktu lub usługi. Nie sprzedawaj wielu produktów czy usług, ponieważ rozproszenie oferty nie sprzyja zarabianiu. Wyznacz poziom sprzedaży i tak działaj, aby go osiągnąć, np. każdego miesiąca udzielę 10 godzin konsultacji – i to ma być celem. Wtedy pojawią się pierwsze efekty. Po prostu skup się na zarabianiu.

KD: Dlaczego przedsiębiorcy często nie zauważają, gdzie „uciekają” im pieniądze?

EB: Bo nikt nie liczy swojego biznesu. Np. w kwiaciarni robione są piękne bukiety, ale żadna właścicielka kwiaciarni nie sprawdza, czy cena zawiera faktyczne założenia. Albo np. coach czy psycholog pozwala odwoływać swoje wizyty, nie zabezpieczając swoich przychodów.

A wystarczy zakontraktować minimalną liczbę godzin. Jeśli wizyta zostanie odwołana z przyczyn losowych czy zdrowotnych, koniecznie trzeba ją odrobić w ściśle określonym umową terminie.

Dodatkowo abonamenty, mikropłatności itp. to plaga, która okrada małe biznesy.

KD: Jak rozpoznać, czy problem z finansami wynika z nieefektywności, czy ze zbyt niskich przychodów?

EB: Trzeba sobie policzyć, np. jakie mamy koszty w miesiącu i czy nasze założenia w wycenach produktów/usług mają przełożenie na realną sprzedaż. Jeśli firma, np. produkuje odzież, a ta produkcja trwa dłużej, niż było założone, to właścicielka firmy niestety sama się okrada. Trzeba popracować nad wydajnością i wyznaczać poziomy czasu produkcji. Często przy wycenach nie bierzemy pod uwagę czasu naszej pracy jako właścicieli – zapominamy o naszej stawce godzinowej. Wszystko inne jest ważniejsze. I co najważniejsze – brak skupienia się na sprzedaży powoduje, że dochody przedsiębiorców są przypadkowe.

KD: Co myślisz o kredytach i leasingu jako sposobach na finansowanie biznesu?

EB: Sama korzystam z tych narzędzi. Nie pochodzę z bogatej rodziny. Wszystko, co mam, dorobiłam się z kredytów i leasingu. Ale trzeba traktować te instrumenty jako narzędzia – umieszczać raty w budżecie, korzystać ze wzrostu cen, np. nieruchomości, i sprzedawać je, gdy osiągną wymarzone ceny. Sprzedajesz drogą nieruchomość, spłacasz kredyt, a za resztę kupujesz nową nieruchomość i jesteś wolna od kredytu. Lub starasz się nadpłacać – oszczędzasz wtedy mnóstwo pieniędzy na odsetkach. Trzeba zrozumieć te instrumenty, a wtedy naprawdę można rozkręcać biznes.

KD: Jak uniknąć rotacji pracowników i znaleźć osoby, które będą naprawdę zaangażowane?

EB: Uważam, że od początku kluczowe jest prowadzenie rekrutacji. Jeśli ogłoszenie jest niekonkretne, takie osoby przychodzą do firmy. Z mojego doświadczenia wynika, że nie zawsze wszyscy pracownicy są gotowi iść z nami przez biznesowe życie – to jest normalne. Natomiast jeśli chcemy się rozwijać, koniecznie trzeba wiedzieć, kogo poszukujemy do firmy, i w danym obszarze zatrudniać lepszych od siebie. Nie należy bać się specjalistów – oni są dźwignią rozwoju naszych firm, nie zagrożeniem.

KD: Jak budować dobrą atmosferę w firmie, aby pracownicy byli bardziej zaangażowani?

EB: Bardzo dobre pytanie! Moim zdaniem najlepszym narzędziem w tym zakresie jest informacja. Spotykajmy się z zespołem, np. co tydzień. Informujmy o wyzwaniach i obecnej sytuacji w firmie. Bądźmy systematyczni i konsekwentni. Dotrzymujmy słowa, ustalmy zasady i wartości w firmie. To sprawi, że ludzie będą się czuć bezpiecznie i polubią pracę w naszych firmach. Jeśli dodatkowo pokażemy, że bierzemy na siebie trudne wyzwania, nasz zespół będzie stabilny, a przyszłość – przewidywalna.

KD: Jak rozwiązywać konflikty w firmie i budować dobry dialog z zespołem?

EB: Jest takie powiedzenie: „Chwal na forum, a zwracaj uwagę na osobności”. Polecam każdemu. Bądźmy szefami, jakich sami chcielibyśmy mieć. A otwartość i komunikacja, o których mówiłam przed chwilą, będą doskonałym narzędziem, które nam w tym pomoże.

KD: Jakie nawyki i systemy pomagają lepiej zarządzać czasem w biznesie?

EB: Dla mnie najlepiej sprawdza się układanie maksymalnie 2–3 priorytetów na dzień, plus głównych zadań na kwartał. Jeśli wiem, na czym się skupić, wiem, do czego dążyć. I rutynowe działania – nudne i powtarzalne rzeczy przybliżają nas do celu. Codzienna rutyna to klucz. Powtarzalność działań jest kluczem do osiągania swoich celów w biznesie.

KD: Czy uważasz, że automatyzacja i delegowanie zadań to klucz do sukcesu?

EB: Dokładnie tak. Automatyzacja ułatwia życie. Na przykład narzędzia do wysyłania maili. Zamiast wysyłać 100 maili do 100 klientów codziennie przez 2 godziny, wystarczy zaplanować wysyłkę jednego maila do wszystkich. Tu korzystam z Mailerlite. 5 minut pracy, a maile wysłane do całej bazy mailowej. Ogromne ułatwienie w informowaniu klientów o promocjach i ofercie.

A jeśli chcemy rozwijać firmę, delegowanie to podstawa. Sami nie zrobimy wszystkiego. Super zespół to winda do sukcesu. Więcej zarobimy delegując i kontrolując procesy, niż robiąc wszystko samodzielnie.

KD: Gdybyś mogła cofnąć się w czasie, co powiedziałabyś sobie na początku swojej drogi biznesowej?

EB: Nie bój się i rób! Będzie dobrze! Nie bądź zbyt wymagająca dla siebie. Jesteś systematyczna i konsekwentna, dojdziesz tam, gdzie chcesz. Lubić i kochać siebie, bo jesteś tego warta. Odniesiesz nie jeden sukces!

---

Wywiadu udzieliła: Ewa Birlet – Od 2017 roku pomaga przedsiębiorcom budować dochodowe firmy. Jest mentorką firm działających lokalnie i ogólnokrajowo. Specjalizuje się w układaniu modelu biznesowego, sprzedaży, procesów w firmach oraz strategii biznesowych. Jest też współwłaścicielką firmy produkcyjnej na Śląsku, od której zaczęło się Jej wsparcie dla właścicieli firm handlowych usługowych i produkcyjnych. To tam najpierw zostało wszystko wprowadzone, zadziałało i z sukcesem działa do dziś. 

Więcej informacji o działaniach Ewy znajdziesz na www.firmup.eu oraz na Facebooku i Instagramie.