Jak skutecznie przeprowadzić proces rekrutacyjny? – Wywiad z Ekspertką Katarzyną Bej-Piechowicz

Rekrutacja to proces, który odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu każdej organizacji. Właściwie przeprowadzony pozwala nie tylko znaleźć odpowiedniego kandydata na dane stanowisko, ale także znacząco wpływa na rozwój i sukces firmy. W dzisiejszych czasach, kiedy rynek pracy dynamicznie się zmienia, a konkurencja o najlepsze talenty jest coraz większa, skuteczna rekrutacja wymaga nie tylko doświadczenia, ale także odpowiedniego podejścia i narzędzi.

Katarzyna Bej-Piechowicz, rekruterka i projektantka kariery opracowała autorski model procesu rekrutacyjnego, który łączy solidne podstawy teoretyczne z praktycznym podejściem. W wywiadzie dla iKobiece.pl podzieliła się swoimi doświadczeniami oraz opowiedziała o kluczowych etapach skutecznej rekrutacji. Wskazała również najważniejsze wyzwania, z jakimi mierzą się rekruterzy, oraz kompetencje, które są dziś najbardziej pożądane na rynku pracy.

Jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie przeprowadzić proces rekrutacyjny? Jakie narzędzia pomagają w pozyskiwaniu najlepszych kandydatów? I wreszcie – jak świadomie projektować swoją karierę, by odnieść sukces zawodowy? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w poniższej rozmowie.

---

Karolina Dąbrowska: Jakie są najważniejsze etapy procesu rekrutacyjnego, które stosujesz w swojej pracy?

Katarzyna Bej-Piechowicz: Proces rekrutacyjny jest skomplikowany i składa się z różnych etapów, które mają poważne konsekwencje, jeśli nie zostaną odpowiednio przeprowadzone.

Źle zaplanowany proces rekrutacyjny może prowadzić do wysokich kosztów, zarówno w zakresie czasu, jak i zasobów.

Jako rekruterka z czteroletnim doświadczeniem opracowałam autorski sposób, który łączy solidne podstawy teoretyczne z praktycznym podejściem, dostosowanym do specyfiki każdej firmy oraz branży. Proces ten składa się z kilku kluczowych etapów, które zapewniają efektywność i precyzyjność w poszukiwaniach najlepszych talentów:

1. Analiza potrzeb rekrutacyjnych: Jako profesjonalistka w obszarze HR, pierwszym krokiem zawsze jest szczegółowa analiza potrzeb rekrutacyjnych. Współpracując z klientem, przeprowadzam dokładną diagnozę wymagań i oczekiwań organizacji dotyczących zatrudnienia. Ustalam, jakich kompetencji i cech poszukuje firma, co pozwala mi na precyzyjne określenie profilu idealnego kandydata.

2. Tworzenie ogłoszenia o pracę: Kluczowym elementem skutecznej rekrutacji jest przygotowanie ogłoszenia, które nie tylko przyciąga uwagę, ale także precyzyjnie oddaje wymagania i oczekiwania pracodawcy. Tworzę ogłoszenia w sposób profesjonalny i atrakcyjny, tak aby przyciągały odpowiednich kandydatów, eliminując jednocześnie osoby nie spełniające wymaganych kryteriów.

3. Selekcja zgłoszeń i wstępna kwalifikacja kandydatów: Selekcja aplikacji to etap wymagający szczególnej uwagi i precyzji. Dokładnie analizuję przesłane CV, porównując je z wymaganiami stanowiska oraz wstępnie weryfikując kompetencje i doświadczenie kandydatów. Jest to proces czasochłonny, ale kluczowy, aby wyłonić osoby, które najlepiej pasują do dalszych etapów rekrutacji.

4. Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych: W trakcie rozmów stawiam na dogłębną ocenę kandydatów, opartą na tzw. kompetencjach kluczowych. Zadaję pytania, które pozwalają mi ocenić nie tylko doświadczenie, ale także umiejętności interpersonalne, zdolność do rozwiązywania problemów oraz dopasowanie do kultury organizacyjnej firmy. Moje pytania są starannie dopasowane do stanowiska, co umożliwia rzetelną ocenę każdego z kandydatów.

5. Weryfikacja znajomości języków obcych: Jeśli stanowisko wymaga znajomości języków obcych, weryfikuję tę umiejętność. W zależności od poziomu wymaganej znajomości przeprowadzam rozmowy w odpowiednim języku, aby upewnić się, że kandydat spełnia oczekiwania.

6. Prezentacja oferty i finalizacja procesu: Po dokonaniu wyboru najlepszego kandydata następuje prezentacja oferty pracy klientowi, który zajmuje się negocjowaniem warunków zatrudnienia oraz finalizowaniem wszystkich formalności związanych z podpisaniem umowy.

Podsumowując, aby proces przebiegał sprawnie i profesjonalnie, zapewniam kandydatom komfort oraz transparentność na każdym etapie.

KD: Jakie metody/narzędzia uważasz za kluczowe w skutecznej rekrutacji?

KBP: W skutecznej rekrutacji kluczowe jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi i metod.

Jako rekruterka uważam, że najważniejsze to:

Canva – do tworzenia atrakcyjnych, wizualnych ogłoszeń o pracę korzystam z Canvy. Dzięki temu ogłoszenia są estetyczne, przyciągają uwagę i wyróżniają się na tle innych ofert, co zwiększa szanse na przyciągnięcie talentów. 

LinkedIn – to platforma, na której pozyskuję najbardziej wartościowych kandydatów – zarówno aktywnych, jak i pasywnych. Publikowanie postów rekrutacyjnych oraz aktywne wyszukiwanie osób w odpowiednich grupach zawodowych pozwala dotrzeć do szerokiego kręgu talentów.

ATS (Applicant Tracking System) – dzięki temu systemowi mogę efektywnie zarządzać aplikacjami, przeprowadzać selekcję i śledzić postępy w procesie rekrutacyjnym. Umożliwia to również automatyzację wielu zadań.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (RODO) – ważnym elementem każdej rekrutacji jest zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Zbieram zgody kandydatów w sposób jasny i przejrzysty.

Grupy na Facebooku – dobrze prowadzone grupy tematyczne to świetne źródło do pozyskiwania kandydatów, szczególnie w przypadku ról specjalistycznych. Regularne udostępnianie ogłoszeń w takich grupach pozwala dotrzeć do odpowiednich osób.

KD: Jakie są najczęstsze wyzwania, z którymi spotykasz się podczas rekrutacji? 

KBP: Często spotykam się w mojej pracy z kilkoma wyzwaniami:

Zbyt mała liczba odpowiednich kandydatów – w niektórych branżach, zwłaszcza na specjalistycznych stanowiskach, trudno jest znaleźć osoby o wymaganych umiejętnościach.

Wysoka konkurencja o talenty – w sytuacji wysokiego popytu na specjalistów kluczowe jest szybkie podejmowanie decyzji, aby nie stracić dobrych kandydatów.

Brak dopasowania do kultury organizacyjnej – często spotykam się z sytuacjami, w których kandydaci, mimo wysokich kompetencji, nie pasują do wartości i atmosfery panującej w firmie.

Zmienność oczekiwań klientów – zdarza się, że w trakcie procesu rekrutacyjnego oczekiwania względem kandydata się zmieniają, co wpływa na terminowość i przebieg rekrutacji.

KD: Jakie cechy i umiejętności uważasz za kluczowe u kandydatów w dzisiejszym rynku pracy? Jakie kompetencje są dziś najbardziej pożądane przez pracodawców?

KBP: W dzisiejszym rynku pracy kluczowe są umiejętności twarde, które stanowią fundament sukcesu zawodowego. Ostatnio pisałam na LinkedIn o najważniejszych kompetencjach, które będą miały znaczenie w 2025 roku.

Oto one:

• zdolności przywódcze i zarządzanie projektami,

• programowanie i rozwój oprogramowania,

• analityka danych i sztuczna inteligencja (AI),

• cyberbezpieczeństwo,

• marketing cyfrowy,

• znajomość języków obcych,

• zdolności przywódcze i zarządzanie projektami.

KD: Jak definiujesz nowoczesne projektowanie kariery i czym różni się ono od tradycyjnego podejścia?

KBP: Nowoczesne projektowanie kariery to podejście oparte na elastyczności, ciągłym rozwoju i dostosowywaniu się do zmieniających się warunków rynku pracy. W przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, które często opierało się na jednej, określonej ścieżce zawodowej, nowoczesne projektowanie zakłada możliwość zmiany kierunku kariery, rozwijania różnych umiejętności i wykorzystywania okazji, które pojawiają się w dynamicznym środowisku. Jest to proces bardziej holistyczny, który uwzględnia zarówno aspekty zawodowe, jak i osobiste.

KD: Możesz opowiedzieć, jak wygląda typowy proces projektowania kariery dla Twoich klientów?

KBP: Typowy proces projektowania kariery dla moich klientów i klientek opiera się na holistycznym, indywidualnym podejściu, które stawia na partnerstwo i współpracę na każdym etapie.

Celem jest nie tylko znalezienie pracy, ale także stworzenie długofalowej ścieżki zawodowej, spójnej z osobistymi wartościami i aspiracjami klienta. Oto, jak wygląda ten proces:

Analiza i optymalizacja CV

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza CV klienta. Zajmuję się nie tylko jego formatowaniem, ale także optymalizacją treści, aby jak najlepiej oddać umiejętności, doświadczenie i osiągnięcia. Zależy mi na tym, by CV wyróżniało się na tle innych, było spójne z rynkowymi wymaganiami, a jednocześnie oddawało unikalność i osobisty styl klienta. Działam w duchu partnerstwa, angażując klienta w ten proces, by dokument był jak najbardziej autentyczny.

Projektowanie kariery

Na tym etapie wspólnie z klientem lub klientką projektujemy całą ścieżkę zawodową, biorąc pod uwagę jego lub jej cele, aspiracje i wartości. Rozmawiamy o przyszłych krokach, interesujących branżach oraz stanowiskach, które będą najbardziej satysfakcjonujące.

Optymalizacja profilu LinkedIn

LinkedIn to nie tylko narzędzie rekrutacyjne, ale także platforma umożliwiająca budowanie profesjonalnej marki osobistej. Optymalizuję profil klienta tak, aby był dobrze widoczny dla rekruterów i potencjalnych pracodawców. Dbam o to, by profil wyróżniał się w sposób autentyczny, uwzględniając zarówno doświadczenie zawodowe, jak i kompetencje interpersonalne oraz zainteresowania, które mogą przyciągnąć uwagę pracodawców. Wszystko to robię zgodnie z indywidualnymi preferencjami klienta.

Przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej

Ostatnim etapem jest przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej, podczas którego koncentruję się na budowaniu pewności siebie klienta. Przeprowadzam symulacje rozmów, pomagając mu przygotować odpowiedzi na typowe pytania, a także ucząc, jak skutecznie komunikować swoje mocne strony, doświadczenie i motywację.

Zwracam szczególną uwagę na to, by rozmowa przebiegała w duchu autentyczności i profesjonalizmu, co daje klientowi realną przewagę w procesie rekrutacyjnym.

KD: Jakie narzędzia i techniki stosujesz, aby wspierać klientów w odkrywaniu ich potencjału i kierunku kariery?

KBP: Szczerze mówiąc, obecnie jestem w trakcie nauki i rozwoju w obszarze narzędzi oraz technik wspierających klientów i klientki w odkrywaniu ich potencjału i kierunku kariery. Uczę się tego podczas kursu Akademia Projektowania Kariery, który daje mi solidne podstawy oraz nowe perspektywy w tym zakresie.

Chociaż jeszcze nie posiadam konkretnego zestawu narzędzi, które mogłabym w pełni wdrożyć, zdobywam coraz więcej wiedzy na temat różnych metod skutecznie pomagających klientom i klientkom w określeniu ich ścieżki zawodowej.

Dążę do tego, aby kompleksowo wspierać moich klientów i stosować narzędzia odpowiadające na ich indywidualne potrzeby, jednak na tym etapie wciąż intensywnie rozwijam swoje umiejętności w tym obszarze.

KD: Jakie są najczęstsze błędy, jakie popełniają osoby starające się o pracę, z którymi pracujesz, i jakie rady im udzielasz?

KBP: Najczęstsze błędy to:

• Nieadekwatne CV i list motywacyjny – Kandydaci/Kandydatki często nie dostosowują swoich aplikacji do konkretnego ogłoszenia. Moja rada to zawsze personalizować aplikację pod daną ofertę pracy.
• Brak przygotowania do rozmowy rekrutacyjnej – Kandydaci/Kandydatki często nie zgłębiają informacji o firmie. Zawsze radzę dokładnie poznać firmę, w której się aplikuje.
• Brak pewności siebie – Warto pracować nad umiejętnością prezentacji swoich osiągnięć i umiejętności. Dobrze przygotowana osoba jest w stanie zbudować pewność siebie.

KD: Jakie rady dałabyś osobom, które chcą świadomie kształtować swoją karierę w dynamicznie zmieniającym się środowisku zawodowym?

KBP: Moje rady to:

• Inwestuj w rozwój umiejętności – Rynek pracy zmienia się błyskawicznie, dlatego warto nieustannie rozwijać swoje kompetencje, szczególnie w obszarach cyfrowych.
• Buduj sieć kontaktów – Networking to kluczowy element rozwoju kariery zawodowej.
• Bądź elastyczny/ a – Gotowość do zmiany branży lub roli może otworzyć drzwi do nowych, ciekawych możliwości.
• Znajdź równowagę – Pamiętaj, że sukces zawodowy nie może odbywać się kosztem zdrowia i życia osobistego.

KD: Dla kogo szczególnie polecałabyś usługi związane z projektowaniem kariery i dlaczego? 

KBP: Usługi związane z projektowaniem kariery polecam każdemu – niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją ścieżkę zawodową, masz już spore doświadczenie, wracasz po urlopie macierzyńskim czy jesteś osobą z niepełnosprawnością. Każdy z nas w pewnym momencie życia może potrzebować wsparcia w odnalezieniu swojego kierunku zawodowego i pełnym wykorzystaniu swojego potencjału.

Bez względu na sytuację życiową chcę przyjąć każdego pod swoje „anielskie skrzydła” i pomóc w zbudowaniu kariery zgodnej z jego pasjami, umiejętnościami i aspiracjami. Współpraca ze mną to nie tylko profesjonalna pomoc, ale także pełne zrozumienie indywidualnych potrzeb, które uwzględniam w procesie projektowania kariery. Moim celem jest, aby każdy klient poczuł się pewnie na rynku pracy i znalazł swoją wymarzoną drogę zawodową.

---

Wywiadu udzieliła: Katarzyna Bej-Piechowicz – projektantka kariery, oferująca pełne wsparcie w rekrutacji, dopasowane do potrzeb Twojej firmy (od analizy potrzeb po zatrudnienie najlepszego pracownika). Zajmuje się całym procesem rekrutacji – sprawdza motywację, kompetencje oraz znajomość języków obcych kandydatów. Dzięki temu masz pewność, że wybiera osoby, które nie tylko posiadają odpowiednie umiejętności, ale także są w pełni zmotywowane do pracy w Twojej firmie.

Więcej informacji o działaniach Katarzyny znajdziesz na www.projektantkariery.pl oraz na Instagramie i LinkedIn.