Nie tylko dla dużych graczy – jak małe firmy mogą wykorzystywać siłę eventów? Wywiad z Eweliną Wroną
W świecie biznesu eventy często kojarzą się z dużymi, spektakularnymi wydarzeniami organizowanymi przez korporacje z wielkimi budżetami. Jednak czy naprawdę tylko duże firmy mogą korzystać z ich potencjału? Coraz częściej okazuje się, że także małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skutecznie wykorzystywać siłę eventów, by budować relacje z klientami, wzmacniać swoją markę i wyróżniać się na rynku. W rozmowie z Eweliną Wroną – ekspertką w organizacji eventów i właścicielką marki Ogarnięci Producenci – dowiadujemy się, jak mniejsze firmy mogą przełamać stereotypy i efektywnie zaplanować wydarzenia dopasowane do swoich możliwości i celów.
Karolina Dąbrowska: Skąd wzięło się przekonanie, że organizacja eventów to domena tylko dużych firm?
Ewelina Wrona: To efekt tego, co najczęściej widać w mediach – znane marki robią głośne premiery, konferencje, gale. Wydarzenia firmowe przez lata kojarzyły się głównie z dużymi budżetami, wielkimi firmami i korporacyjnym rozmachem: gala w hotelu, scena z LED-em, kilkuset gości, pokazy artystyczne i występy gwiazd. Małe firmy rzadko chwalą się swoimi eventami, a jeszcze rzadziej robią to profesjonalnie. W efekcie powstał mit, że eventy wymagają milionowych budżetów i ogromnych zespołów.
KD: Dlaczego warto obalać mit, że małe firmy nie potrzebują wydarzeń?
EW: Bo to po prostu nieprawda. Event to nie tylko wielki koncert – to także dobrze zorganizowane spotkanie z klientami, dzień otwarty czy lokalna akcja promocyjna. Każda firma, niezależnie od wielkości, może dzięki wydarzeniom zbudować relacje, przyciągnąć uwagę i się wyróżnić.
KD: Jakie korzyści mogą wynikać z organizacji eventów dla małych i średnich przedsiębiorstw?
EW: Budowanie zaufania, pokazanie się „na żywo”, nawiązanie relacji z klientami czy partnerami – tego nie da się zastąpić samą reklamą w internecie. Ludzie kupują od ludzi – zwłaszcza jeśli mają okazję porozmawiać twarzą w twarz, zobaczyć pasję, energię i zaangażowanie właściciela marki. Eventy pomagają też oczywiście aktywizować zespół i wzmacniają markę lokalnie.
KD: Czy mały event może przynieść realny wpływ na sprzedaż, wizerunek lub relacje z klientami?
EW: Zdecydowanie tak – dobrze przemyślany event, nawet kameralny, może wygenerować sprzedaż, sprawić, że klienci polecą firmę dalej, a marka zostanie zapamiętana jako aktywna i otwarta. Mała firma, która organizuje ciekawy pokaz, warsztaty, dzień otwarty czy nawet stoisko na lokalnym festynie – zostaje zauważona. A to pierwszy krok do zdobycia nowych klientów.
KD: Jakie wydarzenia warto organizować, jeśli firma ma ograniczony budżet, ale chce się pokazać na rynku?
EW: Małe firmy nie potrzebują sceny i reflektorów – potrzebują formatu, który będzie spójny z ich charakterem, wartościami i możliwościami. Dni otwarte, mini-premiery produktów, kameralne spotkania z klientami, obecność na lokalnych targach, stoiska sponsorskie na wydarzeniach, a nawet śniadania biznesowe czy warsztaty – to wszystko może być skuteczne. Ważny jest pomysł i cel – nie skala.
To wszystko da się zorganizować z niewielkim budżetem – pod warunkiem, że stoi za tym dobra koncepcja, przemyślana logistyka i odpowiednie przygotowanie.
KD: Jakie są najczęstsze obawy małych firm przed organizacją eventów – i jak je rozwiewać?
EW: Najczęściej: „Nie mam na to czasu”, „Nie wiem, jak się za to zabrać”, „Nie mamy budżetu”. Rozwiązanie? Dobrze zaplanować wydarzenie, zacząć od mniejszej skali i… zaufać specjalistom. Od tego właśnie jestem – żeby wszystko miało ręce, nogi i sens. Trzeba mieć plan, cel i osobę, która spina to wszystko w całość. Można zacząć od prostego formatu i sukcesywnie rozwijać działania – często z bardzo dobrym efektem.
KD: Od czego mała firma powinna zacząć planowanie swojego pierwszego eventu?
EW: Od odpowiedzi na pytanie: po co? Co chcemy osiągnąć – rozgłos, relacje, sprzedaż? Dopiero potem myślimy o formacie, lokalizacji i komunikacji. W tym pomagam – od A do Z.
Pamiętajmy o trzech najważniejszych elementach: cel, komunikacja i logistyka. Brzmi prosto, ale to właśnie te trzy rzeczy najczęściej kuleją, gdy coś robi się „na szybko”. Dlatego warto mieć kogoś, kto je ogarnia – tak jak ja, bazując na swoim 10-letnim doświadczeniu w branży.
KD: Jak mierzyć sukces eventu, szczególnie gdy budżet jest ograniczony?
EW: Nie tylko liczbą osób – ale też liczbą kontaktów, interakcji, reakcji w social media, zapytań ofertowych. Czasem wystarczy jeden dobry klient, żeby event się „zwrócił” z nawiązką. Wydarzenia to nie koszt – to inwestycja w relacje, wizerunek i rozpoznawalność. Dobrze zrealizowany event – nawet ten „mały” – może otworzyć drzwi, do których trudno się przebić e-mailem czy reklamą w sieci.
KD: Jakie błędy najczęściej popełniają małe firmy przy organizacji wydarzeń? Jak ich uniknąć?
EW: Robienie wszystkiego samemu, brak komunikacji, brak planu B oraz niedocenianie detali – to rzeczy, które wychodzą dopiero w dniu wydarzenia. Dlatego warto skorzystać z mojego doświadczenia i zrobić to raz a dobrze.
KD: Co doradziłabyś małej firmie, która chce zorganizować event, ale boi się, że „nie ma wystarczająco dużo do pokazania”?
EW: Nie trzeba mieć czerwonego dywanu – trzeba mieć coś wartościowego dla odbiorców. Czasem to wiedza, czasem atmosfera, a czasem okazja do rozmowy. Pomagam wydobyć ten potencjał i opakować go w formę wydarzenia. Nawet najmniejsza firma ma coś, co warto pokazać światu – ja tylko pomagam to dobrze zorganizować.
Wywiadu udzieliła: Ewelina Wrona – od 10 lat realizuje projekty i wydarzenia dla firm, od kameralnych spotkań po kompleksowe przedsięwzięcia firmowe. Jest właścicielką marki Ogarnięci Producenci, która wspiera przedsiębiorstwa w realizacji różnorodnych projektów i zadań produkcyjnych związanych z organizacją eventów, konferencji, akcji promocyjnych oraz działań marketingowych. Zespół Ogarniętych Producentów to eksperci w zakresie zadań wymagających błyskawicznej logistyki, niezawodnej koordynacji i perfekcyjnej produkcji. Zachęca do współpracy.
Więcej informacji o działaniach Eweliny znajdziesz na:
www.ewelinawrona.pl i www.ogarnieciproducenci.pl
Fot. Exclusive Event
