Zaufanie czy formalności? Jak bezpiecznie realizować współpracę biznesową?
Współpraca biznesowa kojarzy się najczęściej z koniecznością dopełniania licznych formalności – umów, paragrafów oraz ustaleń pisemnych. W praktyce jednak, codzienność prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) lub mikroprzedsiębiorstwa nie zawsze podąża za tymi formalnymi wymogami. Współpraca pomiędzy przedsiębiorczyniami częściej opiera się na relacjach międzyludzkich, zaufaniu, otwartej komunikacji oraz elastycznym podejściu do zmieniających się warunków.
Wydaje się kuszące, aby w przypadku długotrwałych lub bliskich relacji rezygnować z formalnych zabezpieczeń. Często słyszymy: „Nie potrzebujemy umów, znamy się od lat” – jednak takie podejście, jakkolwiek wygodne i oparte na wzajemnym zaufaniu, niesie ze sobą poważne ryzyko. Brak formalnych zabezpieczeń może w praktyce prowadzić do licznych komplikacji, zwłaszcza w sytuacji, gdy któraś ze stron nie wywiąże się z ustalonych zobowiązań.
Zaufanie jako fundament, ale…
Zaufanie stanowi niewątpliwie fundament wielu udanych relacji biznesowych, szczególnie w kontekście współpracy pomiędzy osobami, które już się znają lub współpracują od dłuższego czasu. Niemniej jednak, nawet najlepsze relacje mogą ulec zmianie, a dynamicznie zmieniająca się rzeczywistość gospodarcza sprawia, że formalizacja ustaleń staje się koniecznością. Prawo oferuje liczne mechanizmy, które pozwalają na zabezpieczenie interesów stron, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności i przyjaznego charakteru współpracy.
Każda umowa, nawet jeśli nie jest formalnie spisana w formie obszernego dokumentu, powinna stanowić zabezpieczenie na wypadek, gdyby współpraca nie przebiegała zgodnie z planem. W praktyce, brak umowy może prowadzić do trudnych i czasochłonnych postępowań, zwłaszcza gdy każda ze stron ma inne oczekiwania co do realizacji ustaleń. W przypadku sporu, formalne zapisy mogą nie tylko ułatwić rozstrzygnięcie konfliktu, ale także zapobiec jego eskalacji.
Równowaga między elastycznością a formalnością
Większość właścicielek JDG unika rozbudowanych i skomplikowanych umów, które wymagają angażowania prawników i generują dodatkowe koszty. Jest to zrozumiałe, zwłaszcza w kontekście małych przedsiębiorstw, które często działają w oparciu o zaufanie. Niemniej jednak, warto pamiętać, że istnieją sposoby na zabezpieczenie współpracy bez konieczności sporządzania wielostronicowych dokumentów.
Zgodnie z przepisami, umowa może być zawarta w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej, o ile przepisy szczególne nie wymagają formy pisemnej (np. w przypadku przeniesienia autorskich praw majątkowych). W codziennej praktyce biznesowej, korespondencja mailowa, która jasno określa warunki współpracy, może pełnić rolę umowy, o ile spełnia wymogi dotyczące wyrażenia woli stron. Kluczowe jest, aby takie ustalenia były precyzyjne i jednoznaczne, co ułatwi ich egzekwowanie w przyszłości.
Umowa jako narzędzie komunikacji
Umowa nie musi być postrzegana jako zbiór rygorystycznych zapisów ograniczających elastyczność współpracy. Dobrze sporządzona umowa precyzuje oczekiwania, określa obowiązki stron i minimalizuje ryzyko wystąpienia nieporozumień, które mogłyby negatywnie wpłynąć na realizację projektu.
Co więcej, wspólne wypracowanie treści umowy może być elementem wzmacniającym relację biznesową. Formalizacja ustaleń nie musi być traktowana jako niepotrzebny balast, lecz jako wyraz profesjonalnego podejścia do współpracy i dbałości o wzajemne interesy. Otwarta komunikacja na etapie sporządzania umowy pozwala uniknąć wielu przyszłych sporów.
Precyzja to klucz do sukcesu
Jednym z największych zagrożeń we współpracy opartej na nieformalnych ustaleniach jest brak precyzji. Zbyt ogólne zapisy lub ustne porozumienia mogą prowadzić do rozbieżnych interpretacji, co w praktyce staje się źródłem konfliktów. Dlatego tak istotne jest, aby każdy element współpracy był jasno określony i zapisany, w sposób niebudzący wątpliwości co do intencji stron. Dotyczy to w szczególności takich kwestii, jak terminy realizacji zadań, wysokość wynagrodzenia, forma płatności oraz sposób komunikacji pomiędzy stronami.
Rozwiązywanie sporów – odpowiedzialność i kary umowne
Nawet najlepiej sporządzona umowa nie wyeliminuje ryzyka sporów. Warto zatem zawrzeć w niej klauzule dotyczące odpowiedzialności stron i kar umownych. Kary te mogą dotyczyć opóźnień, niewykonania umowy lub jej nienależytego wykonania. Ustalona kara finansowa za każde naruszenie działa prewencyjnie, motywując strony do rzetelnej realizacji ustaleń.
Jeśli kary umowne nie wystarczą do pokrycia szkód, możliwe jest dochodzenie odszkodowania. Umowa powinna jasno określać zasady odpowiedzialności oraz ewentualne ograniczenia odszkodowawcze, by uniknąć konfliktów. Warto też przewidzieć mediację lub arbitraż jako szybsze, tańsze metody rozwiązywania sporów niż droga sądowa.
Współpraca oparta na zaufaniu i dobrych relacjach jest wartościowa, ale nie może zastąpić odpowiedniego zabezpieczenia prawnego. Umowy, nawet uproszczone, są narzędziem, które nie tylko formalizuje współpracę, ale także chroni interesy obu stron. Kluczem do sukcesu jest znalezienie równowagi między elastycznością a formalizacją ustaleń, co pozwoli uniknąć nieporozumień i zapewni spokój w realizacji wspólnych projektów.
Autorka: Maja Długosz – Prawniczka biznesowa specjalizująca się w branży kreatywnej oraz e-commerce, Inspektorka Ochrony Danych.
Więcej o działaniach Mai znajdziesz na www.majadlugosz.pl
Kontakt: kontakt@majadlugosz.pl
