Event bez chaosu. Jak zapanować nad organizacją wydarzeń? – Wywiad z Eweliną Wroną
Organizacja wydarzenia biznesowego to znacznie więcej niż dobry pomysł. To proces, który wymaga planu, doświadczenia i umiejętności przewidywania ryzyk. O tym, jak wygląda praca producenta eventów, kiedy warto sięgnąć po wsparcie i dlaczego klient w dniu wydarzenia powinien być gospodarzem, a nie organizatorem, opowiada Ewelina Wrona, założycielka marki „Ogarnięci Producenci”.
Redakcja: Jak zaczęła się Pani przygoda z branżą eventową i co sprawiło, że właśnie organizacja wydarzeń stała się Pani zawodową specjalnością?
Ewelina Wrona: Moja droga do branży eventowej nie była przypadkowa. Od początku zawodowo zajmowałam się organizacją, zarządzaniem i koordynacją działań. Pracując na uczelni wyższej, odpowiadałam za procesy, projekty i współpracę z wieloma osobami jednocześnie. Eventy pojawiły się jako kolejny krok i bardzo szybko okazało się, że to moje środowisko. Lubię moment, w którym z wielu rozproszonych elementów powstaje coś spójnego. I chyba właśnie ta sprawczość sprawiła, że zostałam w tej branży na dłużej.
Przez ponad 11 lat pracowała Pani przy wydarzeniach o bardzo różnej skali. Jak te doświadczenia wpłynęły na sposób, w jaki dziś podchodzi Pani do produkcji eventów?
Przede wszystkim dały mi ogromny spokój. Dziś wiem, że każde wydarzenie, niezależnie od skali, rządzi się podobnymi zasadami. Różni się liczba osób, budżet czy oprawa, ale fundament zawsze jest ten sam: plan. Dziś dużo szybciej identyfikuję potencjalne ryzyka i wiem, gdzie najczęściej pojawiają się problemy. Dzięki temu mogę im zapobiegać, zamiast reagować w ostatniej chwili. To doświadczenie daje też spokój, zarówno mnie, jak i klientom.
Z jakimi firmami najczęściej Pani współpracuje i w jakich sytuacjach decydują się one na wsparcie koordynatora wydarzeń?
Najczęściej współpracuję z firmami, które organizują wydarzenia biznesowe: konferencje, spotkania firmowe, premiery produktów czy wyjazdy integracyjne. Są to też firmy, które mają świetne pomysły na wydarzenia, ale nie mają czasu, żeby je „dowieźć” organizacyjnie. Zazwyczaj są to zespoły, które na co dzień zajmują się sprzedażą, marketingiem lub zarządzaniem firmą, a organizacja eventu jest dla nich dodatkowym projektem. W pewnym momencie widzą, jak dużo czasu i uwagi to wymaga i wtedy pojawia się potrzeba wsparcia.
Jakie wyzwania najczęściej pojawiają się w firmach, które samodzielnie próbują zorganizować wydarzenie biznesowe?
Największym wyzwaniem jest jednoczesne ogarnięcie wielu obszarów: budżetu, logistyki, podwykonawców, komunikacji i harmonogramu. W praktyce bardzo szybko okazuje się, że nie da się jednocześnie prowadzić firmy, realizować swoich obowiązków zawodowych i koordynować wszystkich elementów wydarzenia. Pojawia się chaos, presja czasu i ryzyko błędów, które później wpływają na odbiór całego eventu.
Na czym dokładnie polega rola koordynatora lub producenta wydarzenia i w którym momencie przygotowań jego wsparcie jest najbardziej potrzebne?
Rola koordynatora polega na uporządkowaniu całego procesu i dopilnowaniu, aby wszystkie elementy działały spójnie, od planowania, przez produkcję, aż po realizację. Największą wartość daje wsparcie od początku projektu, ale bardzo często dołączam również w trakcie przygotowań, kiedy klient czuje, że potrzebuje uporządkowania działań i przejęcia części odpowiedzialności. W obu przypadkach cel jest ten sam: żeby wszystko było pod kontrolą.
Jak wygląda proces przygotowania wydarzenia, od pierwszego pomysłu aż po jego realizację?
Proces zaczyna się od określenia celu wydarzenia i założeń, dla kogo jest event i jaki efekt ma przynieść. Następnie przechodzimy do budżetu, koncepcji i planowania produkcji. Kolejny etap to współpraca z podwykonawcami, logistyka i szczegółowy harmonogram. Na końcu jest realizacja, czyli dzień wydarzenia, w którym wszystko musi zadziałać zgodnie z planem.
Wiele firm ma pomysł na wydarzenie, ale nie zawsze wie, jak przełożyć go na realny plan i budżet. Jak pomaga Pani klientom w uporządkowaniu tych kwestii?
Wiele firm ma świetny pomysł, ale nie wie, ile to realnie kosztuje i od czego zacząć. Moim zadaniem jest przełożenie pomysłu na konkretne działania i liczby. Pokazuję, jakie elementy są niezbędne, gdzie można optymalizować koszty i jakie rozwiązania będą najbardziej efektywne. Dzięki temu klient podejmuje decyzje świadomie, widzi realny zakres projektu i może dopasować go do swojego budżetu.
Jakie elementy organizacyjne najczęściej decydują o tym, czy wydarzenie przebiega sprawnie i zostaje dobrze zapamiętane przez uczestników?
Najważniejsze są trzy rzeczy: dobry plan, komunikacja i detale. Jeśli harmonogram jest przemyślany, zespół wie, co ma robić, a każdy element jest dopilnowany, wydarzenie przebiega płynnie. Uczestnicy nie widzą pracy „od zaplecza”, ale czują jej efekt.
Często mówi Pani, że w dniu wydarzenia klient powinien być jego gospodarzem, a nie organizatorem. Co w praktyce oznacza ta różnica?
To ogromna różnica. Gospodarz jest z ludźmi, rozmawia, buduje relacje, jest obecny. Organizator odbiera telefony, rozwiązuje problemy i sprawdza, czy obiad dojechał. Niestety bardzo często klienci kończą w tej drugiej roli. A ja jestem po to, żeby mogli być w tej pierwszej.
Nazwa Pani marki „Ogarnięci Producenci” jest bardzo charakterystyczna. Co kryje się za tą nazwą i filozofią pracy?
Ta nazwa wzięła się z rozmów z klientami. Bardzo często słyszę pytanie: „Czy ogarnie nam Pani ten temat?”. I dokładnie na tym polega moja praca: uporządkować proces, przejąć odpowiedzialność organizacyjną i sprawić, żeby wszystko było pod kontrolą. „Ogarnięcie” to dla mnie spokój, kontrola i poczucie, że wszystko jest pod ręką i na swoim miejscu.
Co najczęściej mówią klienci po zakończeniu wydarzenia i dlaczego, z Pani perspektywy, warto powierzyć organizację eventu profesjonalnemu producentowi?
Najczęściej słyszę: „Pierwszy raz mogliśmy naprawdę przeżyć to wydarzenie”. I to jest największa różnica. Klient nie musi walczyć z logistyką, tylko może być obecny, rozmawiać z ludźmi i budować relacje. Powierzenie organizacji profesjonalnemu producentowi to nie tylko oszczędność czasu, to przede wszystkim spokój, bezpieczeństwo i pewność, że wydarzenie będzie dopracowane na każdym etapie. Jeśli klient zamiast stresu ma z tego przyjemność, to znaczy, że wszystko zadziałało tak, jak powinno.
Wywiadu udzieliła: Ewelina Wrona – Specjalizuje się w organizacji i produkcji wydarzeń biznesowych, takich jak konferencje, premiery produktów czy wyjazdy integracyjne. Od ponad 11 lat wspiera firmy w planowaniu i realizacji eventów, dbając o ich spójność, logistykę i efektywność. Swoje doświadczenie budowała m.in. w środowisku akademickim, gdzie odpowiadała za zarządzanie projektami i współpracę zespołową. W pracy stawia na uporządkowany proces, przewidywanie ryzyk oraz pełną kontrolę nad każdym etapem realizacji. Jest założycielką marki „Ogarnięci Producenci”, w ramach której pomaga klientom przejmować odpowiedzialność za organizację wydarzeń i zapewnia im spokój w dniu eventu.
Więcej informacji o działaniach Eweliny znajdziesz na:
www.ewelinawrona.pl i www.ogarnieciproducenci.pl
