Jak skuteczny onboarding wpływa na sukces nowych pracowników i stabilność zespołu?

Wprowadzenie świeżego pracownika w szeregi zespołu to sytuacja, która zdarza się w każdej firmie, bez względu na jej rozmiar i format. Wiele przedsiębiorstw działa w tym zakresie intuicyjnie, w myśl zasady, że wystarczy „nowemu” przekazać jego zakres obowiązków, skupić się na podstawowych kwestiach merytorycznych i suchych informacjach. Efekty takiego postępowania to nie tylko oczywiste trudności związane z funkcjonowaniem nowej osoby, ale też uczucie przeciążenia, zmęczenia, braku wsparcia, a nawet rezygnacji, co może zaowocować odejściem z pracy.

Chcąc przeciwdziałać takim zjawiskom, zakłady pracy coraz częściej stawiają na profesjonalnie przeprowadzony onboarding, który oswaja pracownika z zasadami i kulturą organizacji, zmniejsza poziom stresu i pozwala szybciej się zaaklimatyzować. Ponadto, cały proces wpływa też znacząco na zaangażowanie i nastawienie nowej osoby do miejsca, w którym ma zawitać.

Naganne praktyki procesu jakim jest onboarding:

• Zanik kontaktu po zakończonej rekrutacji
• Brak szkoleń wstępnych, bądź zbyt późne ich przeprowadzenie
• Niedostateczny udział zespołu w procesie onboardingu 
• Skupienie się wyłącznie na procedurach, pominięcie aspektów psychospołecznych
• Brak w firmie odpowiednich osób odpowiedzialnych za HR i wdrożenie
• Niewystarczalne wsparcie mentorskie i dysfunkcyjna komunikacja
• Zbyt duże obciążenie osoby przeprowadzającej onboarding innymi zadaniami i odpowiedzialnością z tego wynikającą
• Brak umiejętności pedagogicznych mentora
• Lekceważenie przez pracodawcę tego przedsięwzięcia, z uzasadnieniem: „Bo kiedyś tego nie było”, typowym dla osób, które tkwią w schematycznych działaniach, nieaktualnych przekonaniach, nie dążą do zmian na lepsze
• Przytłoczenie nowej osoby zbyt dużą ilością zadań, procedur i wymogów – od razu na wstępie.
• Rozbieżność deklaracji vs rzeczywistości
• Chaotyczny proces wdrożenia, bez planu – który powoduje, że nowy pracownik jest nieprzygotowany do nowej funkcji
• Zapominanie o tym, że onboarding-u wymaga również osoba, która awansuje, nie tylko nowicjusz
• Pominięcie ważności informacji zwrotnej po etapie wdrożenia

Korzyści dobrze przeprowadzonego onboardingu

Świadomość wejścia w środowisko pracy, które jest przyjazne i wspierające, pozwala szybko odnaleźć się w danej strukturze, daje swobodę działania i przysłowiowy wiatr w żagle. Z punktu widzenia pracodawcy onboarding wiąże się nie tylko z obowiązkiem przekazania niezbędnych narzędzi, ale też z podjęciem działań, które pozwolą na efektywne wykonywanie obowiązków w niedalekiej przyszłości. Skuteczne wdrożenie pracowników w długofalowej perspektywie pozwoli zapobiec dużej rotacji, poprzez szybkie wsiąknięcie w jej struktury i zaaklimatyzowanie się. Warto zatem zbudować kodeks dobrych praktyk w tym temacie.

Działania onboardingowe przed pierwszym dniem pracy

Wysłanie maila, w którym opisujemy strukturę naszej firmy i kulturę organizacji pracy, lub przesłanie najważniejszych dokumentów do zapoznania się, pozwoli zaoszczędzić cenny czas, lepiej przyswoić ogrom informacji oraz uniknąć zasypania lawiną dokumentów świeżego pracownika. 

Gdy nastanie już długo wyczekiwany pierwszy dzień w nowej pracy

Postarajmy się zadbać o zbudowanie swobodnej, przyjaznej atmosfery. Ważne, by zadbać o kwestie fundamentalne, takie jak: przygotowanie stanowiska pracy, zadbanie o sprzęt, skonfigurowanie komputera itp. Ważnym punktem jest zapoznanie pracownika z całą załogą lub przynajmniej z tą jej częścią, z którą będzie on współpracować. W tym celu można zaangażować przedstawicieli kluczowych ogniw do procesu wdrożeniowego. Jeśli bowiem nowa osoba będzie mieć świadomość, że może liczyć na wsparcie kilku osób, szybciej odnajdzie się w nowych obowiązkach. 

Gdy podwładny nie chce podjąć się wdrożenia nowej osoby

Warto w tym miejscu zastanowić się, po jakie narzędzia może sięgnąć przełożony w sytuacji, gdy podwładny nie chce uczestniczyć we wdrożeniu nowej osoby, tłumacząc się natłokiem innych, bardzo ważnych obowiązków. Pierwszym krokiem powinna być rozmowa, dzięki której ustalimy, z czego wynika postawa danej osoby. Być może sytuację rozwiąże czasowe oddelegowanie zadań pracownika, by mógł on swobodnie zająć się nowo przyjętą osobą. Pomocna też jest dodatkowa premia za nadzór nad świeżym pracownikiem. Pamiętać należy, że powody takiej postawy mogą być różne: brak kompetencji pedagogicznych, brak umiejętności, chęć dodatkowej gratyfikacji. Jeżeli nie zostaną podane wiarygodne argumenty, istnieją do dyspozycji środki takie jak: upomnienie, kara porządkowa, nagana. Po rozmowie z pracownikiem, który odmawia wykonania polecenia służbowego, przełożony powinien sporządzić notatkę i przekazać do HR, lub nawet zaangażować osoby z HR do tej rozmowy.

W procesie onboardingu ważne jest też staranne planowanie całego procesu wdrażania. Jasno wytyczone cele, zamknięte w ramach czasowych, pozwolą na stopniowe opanowanie niezbędnych kompetencji, bez odczucia przeciążenia i chaosu, które często dopadają najmłodszą stażem osobę w firmie. Warto w tym celu udzielać jasnych, czytelnych wskazówek, które pozwolą świeżo przyjętej osobie zyskać świadomość tego, nad jakimi obszarami należy jeszcze popracować. Nie można też zapominać o uzyskaniu informacji zwrotnej, która pozwoli zawczasu ustalić newralgiczne obszary procesu wdrożeniowego, by móc nad nimi popracować.

Jak przygotować się na pierwszy dzień w pracy?

Pamiętajmy, że onboarding to proces wymagający obustronnego zaangażowania. Dlatego pracownik powinien już wcześniej sporządzić listę pytań i nie bać się ich zadawać. Taka proaktywna postawa z pewnością zaprocentuje i pomoże zbudować obraz osoby, która choć nie ma pełnej wiedzy dotyczącej danej firmy, to jest ciekawa sposobu jej funkcjonowania. Podczas wdrażania, należy być skoncentrowanym, starać się zapamiętać jak najwięcej, lub zapisać pewne informacje. Jednym słowem – warto podejść z uważnością do nowego miejsca pracy i ludzi, ale też nie obwiniać się za mimowolnie popełnione niewielkie potknięcia i gafy, nie rozpamiętywać ich w nieskończoność. Inne zalecane elementy to: komfortowy i schludny wygląd, punktualność, przedstawienie się, uśmiech i „efekt anioła”.

Przykłady pozytywnych, jak i negatywnych praktyk onboardingowych, z mojej drogi zawodowej.

Negatywne: 

„Przeprowadź się, a jak będziesz na miejscu, to podpiszemy umowę i od razu zaczniesz”. Gdy pierwszego dnia przekroczyłam próg firmy, moje stanowisko pracy było nieprzygotowane, komputer niegotowy, nikt nie mógł mnie wprowadzić, gdyż jedna osoba była na zwolnieniu, a druga była zbyt zajęta. Zaproponowano mi, żebym skserowała projekty i przeczytała umowę z ważnym klientem. Podczas tego pierwszego dnia byłam na trzech spotkaniach, gdzie słuchałam o samych problemach firmy. Cały dzień biłam się z myślami: „Wyjść czy nie wyjść” – na drugi dzień nie wróciłam, napisałam wiadomość, że rezygnuję.

W innej firmie, również trudnej, dałam sobie nieco więcej czasu, kosztem swojego samopoczucia. Nikt nie przygotował dla mnie stanowiska pracy, działałam na kontach i sprzęcie po osobie już zwolnionej. Zanim przeinstalowano systemy na nowe konto dla mnie, minął niespełna miesiąc, co odbyło się pewną szarpaniną komunikacyjną. Ostatecznie po rozmowie z przełożonym, który nie miał żadnego rozpoznania managerskiego ani kadrowego, rozpoczął się „jakiś” proces wdrażania, jednak po chwili osoba, której przydzielono to zadanie, ogłosiła, że jest w ciąży i myśli o L4…

Pozytywne:

Na szczęście doświadczyłam też wzorowo przeprowadzonego onboardingu, gdzie byłam otoczona opieką od samego początku. Mogłam liczyć na kontakt telefoniczny, mailowy, z pełną uważnością na mnie. Przed rozpoczęciem pracy dostałam list intencyjny, oraz handbook – z informacjami o firmie, jej planem, podpowiedzią, gdzie można kupić coś do jedzenia, gdzie znajduje się kantyna pracownicza, platforma szkoleniowa itp. Zanim rozpoczęłam pracę, osoba z HR sama dzwoniła wielokrotnie i pytała, czy wszystko jest aktualne, czy czegoś potrzebuję. Zostało mi zapewnione wsparcie relokacyjne. Miłym elementem był również welcome pack. To było bardzo profesjonalne podejście. Pierwszego dnia dostałam sprzęt: komputer, telefon, zamówiliśmy wizytówki i artykuły biurowe. Następnie przez około miesiąc byłam wdrażana pod kątem zadań i obsługi systemów. Każde działanie miało na celu, abym stała się samodzielnym, a nie zależnym od innych pracownikiem. Pamiętam, że zostało nawet zorganizowane spotkanie poza firmą, dla większej grupy, gdzie mogłam poznać nie tylko mój zespół, ale też innych pracowników w luźniejszej, przyjaznej atmosferze.

Onboarding nie zamyka się w ramach pierwszego dnia w pracy. To cały proces, który, w zależności od piastowanego stanowiska, może trwać nawet kilka miesięcy. Warto starannie zaplanować wszelkie działania w tym zakresie, nie przeoczyć żadnego, nawet pozornie błahego elementu oraz wykazać się proaktywną postawą. W przeciwnym razie onboarding może zakończyć się… ponowną rekrutacją.

Autorka: Ewelina Kiecana – Specjalistka zarządzania projektami. Pomaga w realizacji projektów, nadzorze nad całym procesem projektu z uwzględnieniem kamieni milowych i harmonogramu, współpracy pomiędzy inwestorem a podwykonawcą/klientem, weryfikacji dokumentacji projektowej, tworzeniu raportów oraz protokołów odbioru.

Więcej informacji o działaniach Eweliny znajdziesz na LinkedIn.