Jak zarządzać kosztami w swojej firmie: dlaczego przedsiębiorca musi trzymać rękę na pulsie?
Każdy właściciel firmy doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest utrzymanie odpowiedniej rentowności. Koszty, choć często ignorowane na początku działalności, mogą z czasem stać się kluczowym czynnikiem decydującym o przyszłości biznesu. Wydaje się, że zarządzanie kosztami to zadanie dla księgowej, prawda? Otóż nie do końca. Przekonanie, że to tylko kwestia liczb, którą należy zostawić profesjonalistom, jest jednym z najczęstszych błędów przedsiębiorców. To błąd, który może kosztować nie tylko pieniądze, ale także całą firmę.
Księgowa a przedsiębiorca: różne role, wspólny cel
Księgowa bez wątpienia pełni kluczową rolę w zarządzaniu finansami firmy. Pomaga w sporządzaniu raportów, deklaracji podatkowych, rozliczeniach ZUS, VAT i innych obciążeniach fiskalnych. Jednak to przedsiębiorca powinien być pierwszym, który monitoruje wydatki, zyski i strategię kosztową swojej firmy. Oczywiście, księgowa dostarcza cennych informacji, ale to właściciel firmy jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji, które mają wpływ na dalszy rozwój jego działalności.
Dlaczego to takie ważne? Ponieważ księgowa, choć doskonała w swoim fachu, może nie znać dokładnych niuansów codziennego funkcjonowania Twojej firmy. Może nie zdawać sobie sprawy z nadchodzących wydatków, zmieniających się potrzeb czy też okazji, które mogą wpłynąć na Twoje koszty. Jeśli nie będziesz na bieżąco śledził wydatków i nie będziesz w stanie podejmować świadomych decyzji, możesz łatwo popaść w trudności finansowe.
Trzymanie ręki na pulsie
Zarządzanie kosztami to nie tylko kwestia liczenia faktur i wydatków. To także proces, który wymaga świadomości, elastyczności i ciągłej kontroli. Przedsiębiorca, który nie zna stanu swoich finansów na każdym etapie działalności, ryzykuje utratą kontroli nad firmą. W końcu, to on podejmuje decyzje o inwestycjach, rozwoju produktów czy zatrudnieniu nowych pracowników. Aby te decyzje były trafne, musi mieć pełną wiedzę o kondycji finansowej firmy.
Aby skutecznie zarządzać kosztami, musisz być w stanie odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:
- Jakie są Twoje stałe koszty? To wszelkie opłaty, które ponosisz niezależnie od tego, czy zarabiasz, czy nie. Do takich kosztów należą np. wynajem biura, opłaty za media, oprogramowanie, wynagrodzenia stałych pracowników. To najprostsze koszty do przewidzenia, ale również najtrudniejsze do obcięcia.
- Jakie są Twoje koszty zmienne? Wydatki, które zmieniają się w zależności od skali działalności, to np. zakup materiałów, wynagrodzenia dla freelancerów, transport czy koszty reklamy. Chociaż możesz je łatwiej kontrolować, ich nieprzewidywalność może sprawić, że łatwo wpaść w finansową pułapkę.
- Gdzie możesz oszczędzić? Czy na pewno wykorzystujesz wszystkie dostępne zasoby efektywnie? Często przedsiębiorcy zbyt długo czekają, zanim zoptymalizują procesy czy zatrudnią odpowiednich ludzi. Zmiana organizacji pracy, lepsze negocjowanie warunków z dostawcami czy inwestowanie w automatyzację, mogą znacząco wpłynąć na koszty.
- Czy inwestujesz mądrze? Wiązanie dużych sum pieniędzy z niepewnymi projektami może okazać się nieopłacalne. Musisz umiejętnie oceniać, które inwestycje przyniosą Ci realny zwrot, a które to tylko „puste obietnice”. Inwestowanie w rozwój, chociaż jest jednym z najważniejszych elementów rozwoju firmy, nie może odbywać się kosztem zdrowej rentowności.
Najczęstsze błędy przy zarządzaniu kosztami
Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem, popełnia podobne błędy. Ignorowanie kosztów to tylko początek. Zobacz, jakie inne pułapki czekają na tych, którzy nie dbają o prawidłowe zarządzanie finansami:
- Brak dokładnej analizy kosztów – nie wiesz, jakie koszty ponosisz. Zaczynasz firmę z dobrą intencją, ale nie monitorujesz regularnie wydatków, przez co na koniec roku okazuje się, że masz straty. Przeoczenie nawet drobnych kosztów – jak subskrypcje, które ciągle są opłacane, mimo że ich nie używasz – może znacząco wpłynąć na rentowność. W finansach działanie “na oko” długofalowo na pewno się nie sprawdzi.
- Ustalanie ceny bez uwzględnienia wszystkich kosztów – to częsty błąd, szczególnie wśród małych przedsiębiorców. Ustalają cenę, nie biorąc pod uwagę wszystkich kosztów stałych i zmiennych. W efekcie okazuje się, że cena, którą ustaliłeś, nie pokrywa kosztów produkcji lub świadczenia usługi.
- Paniczne reagowanie na problemy finansowe – kiedy zaczynasz zauważać problemy z płynnością, zamiast przeanalizować je dokładnie i znaleźć rozwiązanie, decydujesz się na obniżenie ceny, w nadziei na zwiększenie liczby klientów. To może prowadzić do pogłębienia trudności finansowych, bo nie pokrywasz nawet kosztów.
- Brak inwestycji w rozwój – wielu przedsiębiorców boi się inwestować w rozwój, myśląc, że to zbyt ryzykowne. W dłuższej perspektywie brak inwestycji w innowacje, marketing czy rozwój produktów sprawia, że firma stoi w miejscu, a konkurencja cię wyprzedza.
Kiedy warto sięgnąć po pomoc?
Oczywiście, nie musisz wszystkiego robić sam. Możesz skorzystać z pomocy profesjonalistów, ale nie oznacza to, że masz zrezygnować z monitorowania kosztów. Księgowa, doradca finansowy czy specjalista od optymalizacji kosztów mogą pomóc Ci zrozumieć, gdzie są Twoje słabe punkty, ale to Ty musisz podjąć decyzję, jakie kroki podjąć, by Twoja firma była bardziej rentowna.
„Co mogę wrzucić w koszty firmy?” – książka, która pomoże Ci zrozumieć zasady
Jeśli chcesz jeszcze lepiej zrozumieć, jak zarządzać kosztami w swojej firmie i jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, koniecznie sięgnij po książkę „Co mogę wrzucić w koszty firmy?”. To lektura, która pomoże Ci zgłębić temat i uniknąć wielu powszechnych błędów. Dowiesz się, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów, a jakie nie mają podstaw prawnych, by zostać zaliczone w koszty. Dzięki tej książce stworzysz lepszą strategię kosztową, która pomoże Ci nie tylko zaoszczędzić, ale także skuteczniej rozwijać biznes.
KLIKNIJ aby zobaczyć szczegóły
Zarządzanie kosztami to jedno z najtrudniejszych zadań w prowadzeniu firmy. Aby to robić skutecznie, przedsiębiorca musi być na bieżąco z sytuacją finansową firmy, nie może polegać tylko na księgowej. Tylko wtedy, kiedy będziesz świadomy kosztów, ich struktury oraz tego, jak wpływają one na rentowność Twojej firmy, będziesz mógł podejmować świadome decyzje dotyczące cen, inwestycji i optymalizacji kosztów. Pamiętaj, że zarządzanie kosztami to nie tylko liczby – to kluczowy element Twojego biznesowego sukcesu.
Autorka: Justyna Broniecka – Od prawie 15 lat pomaga przedsiębiorcom lepiej rozumieć system podatkowo-prawny w Polsce, co przekłada się na ich efektywniejsze działanie, umiejętność wyboru dla siebie właściwej formy prawnej, sposobu rozliczania podatków. Dzięki temu każdy właściciel firmy coraz pewniej czuje się w swojej roli i organizacji. Osobiście rozmawiała z ponad 2 tys. właścicieli firm i widzę, że temat związany z zarządzaniem pieniędzmi i kosztami większości z nich sprawia trudności. Przez te lata pomogła wygenerować ponad 10 mln złotych oszczędności. W swojej firmie ma wdrożone rozwiązania, dzięki którym z kilkudziesięciu tysięcy kosztów stałych mogę zejść w 3 tygodnie do poziomu 4 tys. To jest właśnie oznaka panowania nad swoim budżetem.
