Zarządzanie projektami z pasją i intuicją – Wywiad z Eweliną Kiecana

Dzisiejszy świat stawia przed liderami/managerami duże wymagania, zarówno pod kątem cech przywódczych, nieomylności, jak i dawania ludziom. Problem polega na tym, że lider nie jest odpowiedzialny za życie prywatne pracowników, ich nieprzerobione rany emocjonalne, traumy, z których nawet nie zdają sobie sprawy, gdy te wychodzą na wierzch i przez ich pryzmat uderzają w innych ludzi. Każdy sam musi wziąć za siebie odpowiedzialność.

Karolina Dąbrowska: Co skłoniło Panią do wyboru ścieżki kariery w zarządzaniu projektami?

Ewelina Kiecana: Projekty istniały w moim życiu od dawna – bardzo dużo projektów robiliśmy na studiach z gospodarki przestrzennej, następnie praca projektanta telekomunikacyjnego, koordynatora projektów. Obserwowałam project managerów w pracy i uznałam, że też bym tak chciała. Nie lubię być kontrolowana, podlegać innym i wykonywać cudzych poleceń. Myślę, że w życiu niejednokrotnie miałam okazję być liderem – takim blisko ludzi. Natomiast z czasem dostrzegam, że być blisko ludzi, a chcieć rządzić i prowadzić innych z pozycji władzy to dwie różne rzeczy. Dziś coraz bardziej dostrzegam, że lubię podążać indywidualnie, realizować swoje przedsięwzięcia, natomiast kierowanie innymi to jednak nie jest moja droga. Wraz z większym zrozumieniem programów w jakich funkcjonują ludzie, dochodzę do wniosku, że nie chcę pełnić roli dorosłego rodzica dla niedorosłych dorosłych. Dziś widzę, że sama jeszcze mam dużo pracy do wykonania nad sobą.

KD: Jakie projekty realizowała Pani do tej pory? Czy jest jakiś projekt, który szczególnie zapadł Pani w pamięć?

EK: W telekomunikacji było kilka projektów indywidualnych, które miały swoje problemy i nad którymi należało się nieco bardziej pochylić, bądź trochę natrudzić. Takie zapamiętuje się najbardziej. Jednak projekt, który daje mi dziś satysfakcję, to czas na POPC3. Był to ogromny projekt unijny, czas dużej presji, wytężonego wysiłku, walki z czasem – czas kiedy Twój wynik zależy od tego, co zrobią ludzie od generalnego wykonawcy, którym starasz się pomóc, z którymi idziesz, ale nie wszystko jest proste i możliwe do wykonania, tak jakbyśmy chcieli.  

KD: Jakie metodyki zarządzania projektami stosuje Pani w swojej pracy? 

EK: Odpowiem inaczej. Intuicję. Jednak działam też z uważnością na ludzi oraz szybkością i wytrzymałością – to są takie moje cechy.

KD: Co jest najtrudniejsze w nadzorowaniu harmonogramów i kamieni milowych?

EK: Jest wiele składowych: ludzie i ich skuteczność, problemy te nieprzewidziane, kurczący się czas, projekt – który dziedziczysz już z opóźnieniem, poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie zespołu, ludzi od których egzekwujesz zadania, roszady polityczne, zbyt małe zasoby.   

KD: Jakie są Pani strategie na utrzymanie dobrej komunikacji między inwestorem a podwykonawcami lub klientami?

EK: To jaką mamy komunikację z innymi ludźmi, w dużej mierze zależy od naszej postawy. Jeżeli gramy zespołowo i  przyjmujemy zasadę win-win, to komunikacja nie stanowi problemu. Zdarzają się aroganckie/toksyczne postawy i trzeba sobie z tym poradzić, czy to asertywnością, czy umiejętnością rzeczowej analizy sytuacji i wyjaśnieniem kwestii spornych. Czasem warto zaangażować inne osoby, jeżeli jest taka potrzeba. Przychodzi mi jeszcze taka myśl, żeby nie szukać na siłę winnych, nie próbować udowadniać innym ich błędów, nie niszczyć ludzi. Jeżeli nie odbieramy ludziom ważności, oni nie odbierają jej nam. Jeżeli potrafisz wyświadczyć ludziom przysługę, oni oddadzą tym samym.

KD: W jaki sposób zachęca Pani zespół do przestrzegania harmonogramu i osiągania wyznaczonych celów?

EK: Na osiągnięciu wyznaczonych celów zależy wszystkim, bo są one uzależnione od wysokości premii, zaś niedowiezienie czegoś/ nie wywiązanie się z kontraktu jest obarczone również karami i zobowiązaniami. Jesteśmy dorosłymi ludźmi i każdy ma swoją własną odpowiedzialność. Osoby, które z jakichś powodów nie ciągną, zazwyczaj odpadają. Natomiast to, co możemy zrobić po swojej stronie, to bieżące monitorowanie sytuacji i nieustanny kontakt telefoniczny i mailowy – bycie dostępnym dla zespołu oraz wyjaśnianie wszystkich problematycznych kwestii na bieżąco.

KD: Jakie narzędzia najczęściej wykorzystuje Pani do weryfikacji dokumentacji projektowej?

EK: Znajomość dokumentacji przyjętego standardu jest podstawą do poprawnej weryfikacji dostarczanego materiału. Monitorowanie jakości dokumentacji czy też innych elementów projektowych w moim doświadczeniu odbywały się w Ms Excel. Małymi projektami zarządzaliśmy w Jira.

KD: Czy zdarzyło się Pani prowadzić projekt, który wymagał znacznych zmian w trakcie realizacji? Jak sobie Pani z tym poradziła?

EK: Na studiach jest taki standard, że co zajęcia jest zmiana koncepcji projektowej. W pracy zdarzają się takie sytuacje. Czasami są zmiany jeszcze na etapie projektowym i pozyskiwania zgód dysponenckich, innym razem na etapie wykonawczym, gdzie wprowadza się zmiany w dokumentacji powykonawczej. Jest to naturalny proces, który trzeba przejść, choć w zależności od sytuacji może być stresujący.

KD: Czy jest jakaś osoba, książka lub metodologia, które szczególnie Panią inspirują w pracy?

EK: Nie. Czasem zdarza mi się zajrzeć do jakiejś książki i przewertować kilka pozycji ze spisu treści, które mnie zainteresują, aczkolwiek nie czytam od deski do deski od pewnego czasu. Zwracają moją uwagę publikacje, które pochylają się nad jakimiś ważnym problemem, ale nie poszukuję stricte guru ani literatury do celów zawodowych. W kwestii ludzi, zauważam pewne postawy, które mi imponują. U każdego człowieka można zauważyć takie elementy – co daje pełne spektrum inspiracji. W przypadku ludzi czasami inspirowała mnie twarda i asertywna postawa kogoś – innym razem wręcz odrzucała. Podziw może budzić dokładność i duże zaangażowanie – innym razem zaś jest to irytujące, kiedy dany człowiek nie widzi szerszego obrazu i ważniejszych rzeczy. Ktoś inny potrafi się uśmiechać i pięknie mówić w krytycznych momentach – ale okazuje się, że jest to na szali z nieprawdą i nieszczerością. Kolejna osoba widać, że ma dużą wiedzę merytoryczną, a jednak chowa się za innymi. Ktoś jest mistrzem excela, ktoś mistrzem qgisa, ktoś mistrzem od rozwiązywania problemów wszelkich.  Innym razem podziwiamy kogoś za otwartość na drugiego człowieka pomimo pozycji w hierarchii. Ktoś działa bardzo dynamicznie, a inna osoba z większą precyzją i z każdą z tych osób pracuje ci się dobrze.

KD: Jak dba Pani o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym?

EK: Były różne momenty tego balansu, czasem górka, czasem dołek. Praca zdalna wymagała nauczenia się samodyscypliny i organizacji czasu, by mieć też czas prywatny. W innych momentach pracy było tak wiele, że siedziało się także po godzinach i nie było balansu. Kiedy presja była mniejsza, to była możliwość wyjścia sobie na godzinkę/dwie, załatwienia swoich spraw i odrobienia tego w dowolnym momencie. Ja preferowałam pracę 7.00-15.00, więc wtedy zostaje trochę czasu na życie. Można iść na spacer i dotlenić umysł. Natomiast, kiedy kończy się pracę o 17.00 bądź pracuje na zmiany czy weekendy, to takim ludziom jest trudniej o ten balans. Myślę, że ten balans wyznacza również to, czy lubimy swoją pracę, bo jeżeli kończymy pracę z poczuciem, że nie chcemy tam wracać, a rano wstajesz z poczuciem, że nie chcesz wstać, to bez względu na to, o której  skończysz, nie zachowasz balansu. Trudniej jest na pewno też tym, którzy poza pracą mają na głowie dzieci, rodzinę lub inne problemy.

Więcej informacji o działaniach Eweliny znajdziesz na LinkedIn.