Dlaczego małe firmy nie rosną? Ekspertka wyjaśnia największe błędy w zarządzaniu procesami i skalowaniu biznesu
Dlaczego wielu przedsiębiorców pracuje coraz więcej, a ich firmy wciąż nie rozwijają się tak, jakby chcieli? Klucz często nie leży w liczbie godzin pracy, lecz w sposobie organizacji biznesu. O najczęstszych błędach w zarządzaniu procesami, blokadach rozwoju oraz o tym, jak mała firma może zacząć skalować działalność, opowiada Justyna Broniecka – ekspertka od optymalizacji procesów, twórczyni marek „Twój biznes od podstaw” i „ZUS to nie MUS”. W wywiadzie wyjaśnia, dlaczego uporządkowanie sposobu działania firmy jest dziś jednym z najważniejszych warunków jej stabilnego rozwoju.
Redakcja: Od ponad 15 lat wspierasz przedsiębiorców w usprawnianiu firm. Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu procesami, które widzisz w małych firmach?
Justyna Broniecka: Najczęściej widzę jeden podstawowy błąd – właściciel firmy robi wszystko sam. Jest jednocześnie sprzedawcą, księgową, marketingowcem i osobą od obsługi klienta. Na początku to jest normalne, ale problem zaczyna się wtedy, gdy firma rośnie, a sposób działania się nie zmienia. W efekcie właściciel jest zajęty wszystkim, tylko nie tym, co naprawdę rozwija biznes.
Drugi błąd to brak oddzielenia zadań pomocniczych od tego, co jest faktycznym corem biznesu. Jeśli większość czasu pochłaniają rzeczy organizacyjne, administracyjne czy marketingowe, to po prostu nie ma przestrzeni na rozwój firmy i pracę z klientem.
Kolejna rzecz to strach przed poukładaniem firmy, gdy zaczyna być większa. Wielu przedsiębiorców obawia się procesów, procedur czy optymalizacji, bo myślą, że stracą elastyczność. Tymczasem jest dokładnie odwrotnie – dobrze poukładane procesy porządkują biznes, ułatwiają rozwój i dają poczucie bezpieczeństwa zarówno właścicielowi, zespołowi, jak i klientom.
Wielu przedsiębiorców pracuje bardzo dużo, a mimo to firma nie rośnie tak, jak by chcieli. Co Twoim zdaniem najczęściej blokuje rozwój biznesu?
Najczęściej blokuje ich sposób myślenia o rozwoju firmy. Wielu przedsiębiorców uważa, że żeby zarabiać więcej, trzeba po prostu więcej pracować. A to nie jest skalowanie biznesu – to jest tylko dokładanie sobie pracy.
Prawdziwy rozwój zaczyna się wtedy, gdy właściciel firmy zatrzyma się na chwilę i zada sobie jedno kluczowe pytanie: co tak naprawdę daje wartość moim klientom. Dopiero wtedy można budować procesy i sposób działania firmy tak, żeby tę wartość dostarczać większej liczbie klientów.
Często widzę też inną pułapkę. Przedsiębiorcy zatrudniają ludzi, ale sposób pracy się nie zmienia. Zespół robi dokładnie to samo co wcześniej właściciel, tylko w większej liczbie osób. W efekcie firma nie rośnie – tylko „mieli pieniądze”.
Skalowanie firmy polega na czymś innym. Trzeba skupić się na tym, co naprawdę działa, znaleźć grupy podobnych klientów i przestać obsługiwać ciągłe wyjątki. Wyjątki zaburzają procesy i pochłaniają ogrom czasu, który można przeznaczyć na rozwój i obsługę większej liczby klientów.
Dlatego rozwój firmy w dużej mierze zaczyna się w głowie właściciela. Trzeba być gotowym na porządkowanie firmy, wprowadzanie procesów i delegowanie zadań. A wielu przedsiębiorców jest tak zajętych codzienną bieżączką, że nawet nie chce się zatrzymać i pomyśleć, że można prowadzić biznes inaczej.
Często mówisz o tym, żeby pracować mądrzej, a nie więcej. Co to w praktyce oznacza dla właściciela małej firmy?
Dla wielu właścicieli firm „dużo pracy” stało się miarą tego, czy biznes dobrze działa. Tymczasem zajętość nie zawsze oznacza rozwój. Pracować mądrzej to przede wszystkim zatrzymać się i zobaczyć, które działania realnie przynoszą firmie pieniądze i wartość dla klientów, a które tylko zabierają czas. W wielu małych firmach właściciel jest najbardziej zapracowaną osobą w organizacji, ale jednocześnie wykonuje mnóstwo zadań, które wcale nie rozwijają biznesu.
W praktyce oznacza to trzy rzeczy. Po pierwsze – skupienie się na tym, co jest prawdziwym corem biznesu. Po drugie – porządkowanie sposobu pracy poprzez procesy i jasne zasady działania. I po trzecie – stopniowe delegowanie zadań, które nie wymagają bezpośrednio obecności właściciela. Kiedy firma zaczyna działać w uporządkowany sposób, właściciel przestaje być wąskim gardłem. I wtedy dopiero pojawia się przestrzeń na realny rozwój, a nie tylko ciągłą bieżączkę.
Twoja marka „Twój biznes od podstaw” skupia się właśnie na porządkowaniu firm i budowaniu ich przewidywalności. Co dokładnie oznacza „uporządkowana firma”?
Uporządkowana firma to taka, która nie działa w chaosie i ciągłym gaszeniu pożarów, tylko w oparciu o świadome decyzje i powtarzalny sposób działania. To nie jest jednorazowe działanie, tylko proces, który zwykle przechodzimy w kilku krokach.
Pierwszy krok zawsze zaczyna się w głowie właściciela. Trzeba podjąć decyzję, że firma nie będzie już oparta wyłącznie na improwizacji i pamięci właściciela, tylko na świadomie poukładanym sposobie działania.
Drugi krok to opisanie tego, jak firma już dziś działa. Czyli spisanie istniejących procesów – sprzedaży, obsługi klienta, realizacji usług czy działań marketingowych. W wielu firmach okazuje się, że wiele rzeczy dzieje się „bo tak się przyjęło”, a nie dlatego, że jest to najlepszy sposób działania.
Trzeci krok to optymalizacja tych procesów. Upraszczamy je, eliminujemy zbędne działania i sprawdzamy, co naprawdę daje wartość klientowi.
Dopiero kolejnym etapem jest delegowanie zadań i wprowadzanie automatyzacji tam, gdzie ma to sens. Dzięki temu firma przestaje być zależna wyłącznie od właściciela, a sposób działania staje się powtarzalny.
I bardzo ważna rzecz – to nie jest proces, który robi się raz. Kiedy firma rośnie, zmieniają się klienci, zespół i skala działania. Dlatego po przejściu pierwszego cyklu zaczynamy kolejny. To podejście ciągłego doskonalenia biznesu, bardzo bliskie filozofii lean – czyli systematycznego ulepszania tego, jak działa firma.
Kiedy przedsiębiorca powinien pomyśleć o skalowaniu biznesu, a kiedy najpierw uporządkować procesy w firmie?
Skalowanie biznesu to sytuacja, w której przychody firmy rosną szybciej niż jej koszty. Oznacza to, że procentowy udział kosztów w całym budżecie firmy stopniowo maleje. Żeby jednak było to możliwe, przedsiębiorca musi najpierw świadomie zdecydować o kierunku rozwoju firmy i być gotowym na pracę, którą trzeba wykonać po drodze. Skalowanie nie dzieje się z dnia na dzień – to proces.
Pierwszym krokiem jest zrozumienie, jak dziś działa firma. Warto przyjrzeć się temu, które działania są już uporządkowane i oparte na konkretnych schematach, a gdzie panuje jeszcze chaos i działanie „na wyczucie”. Dopiero kiedy to nazwiemy i zobaczymy całość, możemy zacząć wprowadzać zmiany – krok po kroku. Dobrze wprowadzane zmiany powinny prowadzić do jednego efektu: odzyskiwania czasu właściciela lub zespołu. A kiedy firma działa sprawniej i wymaga mniej ręcznego zaangażowania, pojawia się przestrzeń na obsługę większej liczby klientów bez proporcjonalnego zwiększania kosztów. Dlatego w praktyce skalowanie firmy bardzo często jest efektem wcześniejszego uporządkowania i optymalizacji procesów.
Wiele osób kojarzy automatyzację z dużymi korporacjami. Czy mała firma też może realnie korzystać z automatyzacji procesów? Od czego warto zacząć?
Zdecydowanie tak. Automatyzacja w małej firmie wcale nie musi oznaczać skomplikowanych systemów IT. Bardzo często zaczyna się od prostych rozwiązań, które od razu oszczędzają czas właściciela i zespołu.
Dobrym przykładem są automatyczne odpowiedzi na maile czy formularze kontaktowe, które od razu informują klienta, że jego wiadomość dotarła i kiedy może spodziewać się odpowiedzi.
Kolejna rzecz to kalendarze do samodzielnego umawiania spotkań. Klient wybiera wolny termin, a w firmie znika kilkanaście maili czy telefonów potrzebnych tylko po to, żeby ustalić datę rozmowy.
Coraz częściej przedsiębiorcy korzystają też z narzędzi do robienia notatek czy podsumowań spotkań z wykorzystaniem AI. To bardzo upraszcza dokumentowanie ustaleń i pozwala szybciej wracać do ważnych informacji.
Dużą zmianę daje też uporządkowanie komunikacji w firmie. Zamiast dziesiątek maili i telefonów warto wprowadzić jedno wspólne miejsce do pracy nad zadaniami, na przykład tablicę zespołu opartą o metodę Kanban. Popularnym i darmowym narzędziem jest tutaj Trello. Dzięki temu każdy widzi, nad czym pracuje zespół i na jakim etapie są poszczególne zadania.
W praktyce automatyzacja w małej firmie zaczyna się od prostego pytania: które powtarzalne czynności zabierają nam najwięcej czasu i jak możemy je uprościć.
Masz doświadczenie zarówno z małymi, jak i dużymi organizacjami. Jakie rozwiązania z korporacji można skutecznie przenieść do małego biznesu?
Pierwsza rzecz to porządkowanie własnej pracy. W korporacjach bardzo pilnuje się planowania zadań i grupowania podobnych działań. Dzięki temu nasz mózg nie skacze cały czas między tematami. W praktyce może to oznaczać na przykład umawianie spotkań tylko w określone dni tygodnia, a inne dni przeznaczanie na spokojną pracę.
Druga rzecz to zarządzanie komunikacją. Warto ustalić proste zasady – na przykład sprawdzanie maila dwa razy dziennie zamiast reagowania na każde powiadomienie. To bardzo poprawia koncentrację i efektywność pracy.
Jeśli w firmie jest zespół, ogromną różnicę robi również korzystanie z narzędzia do śledzenia postępów pracy, o którym wspominałam już wcześniej (Trello). Pozwala ono wszystkim na bieżąco widzieć, na jakim etapie są poszczególne zadania. Dzięki temu znika duża część maili z pytaniami „na jakim etapie jest zadanie”.
Warto też zadbać o wspólne przestrzenie pracy – uporządkowane miejsca, w których przechowywane są dokumenty czy materiały zespołu, na przykład na dysku w chmurze. Do tego dochodzą krótkie, proste procedury działania, które porządkują sposób pracy.
To są rozwiązania, które działają zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych firmach. Różnica polega tylko na skali – zasada pozostaje dokładnie ta sama: uporządkowana praca daje więcej czasu na rozwój biznesu.
Współpracowałaś już z ponad 350 firmami. Czy możesz podać przykład optymalizacji, która przyniosła przedsiębiorcy spektakularne efekty?
Pierwszy dotyczy dużej firmy z branży edukacyjnej. Wprowadziliśmy tam automatyzację procesu zapisu uczestników na szkolenia. Wcześniej dział sprzedaży poświęcał ogrom czasu na ręczne przetwarzanie zgłoszeń, maile i potwierdzenia. Po uporządkowaniu procesu i wprowadzeniu automatyzacji pracownicy odzyskali ponad 1,5 tysiąca godzin pracy rocznie. Ten czas mogli przeznaczyć na realną sprzedaż i pracę z klientem, co przełożyło się na wzrost liczby klientów i sprzedaży. Przy skali tej firmy mówimy już o efektach liczonych w milionach złotych.
Ale bardzo podobne rzeczy dzieją się też w małych firmach. Pracowałam na przykład z niewielkim warsztatem samochodowym, w którym pracowały cztery osoby. Wprowadziliśmy bardzo proste rozwiązania: tablicę zadań na ścianie, uporządkowany system pracy, gotowe wzory dokumentów i checklisty. Dzięki temu zespół oszczędzał łącznie około pięciu godzin pracy dziennie. W praktyce oznaczało to, że w ciągu miesiąca byli w stanie obsłużyć ponad 30 samochodów więcej – bez zwiększania zespołu i kosztów. A to bezpośrednio przełożyło się na wzrost przychodów.
Te przykłady dobrze pokazują jedną rzecz – porządkowanie procesów działa zarówno w dużych organizacjach, jak i w bardzo małych firmach.
Jeśli właściciel firmy chciałby dziś zrobić pierwszy krok w kierunku bardziej uporządkowanego i skalowalnego biznesu, jaka powinna być jego pierwsza decyzja lub działanie?
Pierwszym krokiem zawsze jest decyzja. I nie taka podjęta w emocjach, kiedy jesteśmy zmęczeni, przeciążeni albo mamy gorszy moment w biznesie. Takie decyzje często kończą się jak postanowienia noworoczne – szybko wracamy do starych nawyków.
To powinna być świadoma decyzja właściciela firmy, że chce budować biznes bardziej uporządkowany i skalowalny. Czyli taki, który nie opiera się wyłącznie na jego ciągłej pracy i gaszeniu bieżących problemów.
Trzeba też mieć świadomość, że dojście do tego miejsca wymaga pracy i zmiany sposobu działania. Czasem przez chwilę może być nawet trudniej, bo zaczynamy coś porządkować, wprowadzać nowe zasady czy procesy. Ale jeśli decyzja jest świadoma i stoi za nią jasna wizja firmy, którą chcemy zbudować, to wtedy dużo łatwiej przejść przez ten etap i konsekwentnie zmieniać sposób działania biznesu.
Justyna Broniecka – ekspertka w zakresie porządkowania procesów i skalowania małych firm. Od ponad 15 lat wspiera przedsiębiorców w budowaniu biznesów, które rosną bez konieczności ciągłego zwiększania liczby godzin pracy właściciela. Współpracowała już z ponad 350 firmami, pomagając im wprowadzać zmiany zwiększające efektywność i rentowność. Jest twórczynią marek „Twój biznes od podstaw” oraz „ZUS to nie MUS”, gdzie pokazuje przedsiębiorcom, jak prowadzić firmę w bardziej uporządkowany i przewidywalny sposób.
