Profesjonalna księgowość – dlaczego warto powierzyć finanse ekspertom? Wywiad z Patrycją Misiną i Jolantą Maksimczuk

W dzisiejszym świecie biznesu księgowa odgrywa kluczową rolę w dbaniu o finansową przejrzystość firmy. Często jednocześnie doradza i wspiera rozwój naszego biznesu. To właśnie ona dba o dokładność dokumentacji, zgodność z przepisami oraz pomaga zarządzać budżetami i podatkami. W wywiadzie z Patrycją Misiną – Właścicielką biura rachunkowego „Pani od podatków” oraz Jolantą Maksimczuk – Właścicielką biura rachunkowego „Księgowa Ratunkowa” przybliżamy kulisy ich codziennej pracy, wyzwania, z którymi się mierzą, oraz rolę, jaką pełnią w dynamicznie zmieniającym się świecie finansów.

Karolina Dąbrowska: Jak długo pracujecie w zawodzie księgowej?

Patrycja Misina: 8 lat.

Jolanta Maksimczuk: O rany… Ja ponad 10 lat…

KD: Co Was skłoniło do wyboru kariery w księgowości? Jak to wszystko się zaczęło?

PM: U mnie wszystko zaczęło się od pasji do cyferek i tabelek. Będąc w szkole podstawowej, uwielbiałam kalkulować. Lubiłam matematykę i jeszcze wtedy myślałam, że będę pracować w banku. Potem w szkole średniej, kiedy uczyłam się na kierunku matematycznym, pojawiły się kwestie przedsiębiorczości i wtedy już wiedziałam, że pójdę na studia związane z rachunkowością, finansami. Tak też się stało. Na studiach rozpoczęłam praktyki w jednym z krakowskich biur rachunkowych, a potem pracę w kancelarii podatkowej.

JM: Ja kończąc gimnazjum z dobrą średnią i żadnym konkretnym przedmiotem, który by mnie pasjonował, długo nie mogłam wybrać szkoły średniej. Na ratunek przyszła mi Ciocia Gosia, która sama jest księgową i poleciła mi technikum ekonomiczne z profilem rachunkowość. Zachęcając tym, że po technikum mam zawód w ręku i mogę pójść od razu do pracy, a jak tylko będę chciała to na studia też mogę się wybrać. No i tak zrobiłam. Przyznam, że to była moja pierwsza i chyba najlepsza zawodowa decyzja. Po dziś dzień rozmawiając z księgowym jak słyszę, że choć jest młody, ale jest po „ekonomiku” to już wiem, że mogę z nim fachowo porozmawiać. Serce rośnie. W tracie technikum byłam na praktykach w firmie produkcyjnej, która mnie tylko utwierdziła w tym, że to jest to, co chcę w życiu robić.

KD: Jak wygląda Wasza codzienna praca jako księgowa – Czy prowadzicie własne biuro (wskazać nazwę)? Kogo/jakie firmy rozliczacie? –

JM: Każda z nas prowadzi własne biuro. Specjalizujemy się w różnych obszarach, dzięki czemu uzupełniamy się i możemy obsłużyć większy wachlarz klientów. Moja firma to „Księgowa Ratunkowa” i specjalizuję się w księgach handlowych – prowadzę klientów, którzy są na rynku dłużej i rozwinęli skrzydła. Prowadzę też doradztwo i szkolenia dla biur rachunkowych.

PM: Ja prowadzę biuro rachunkowe pod nazwą „Patrycja Misina Pani od podatków„. Zajmuję się rozliczeniem jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek handlowych. Główne branże to transport, usługi budowlane, branża beauty oraz reklama. Prowadzę księgowość osobom zarówno rozpoczynającym swoją przygodę z działalnością gospodarczą, jak i firmom, które są na rynku dłuższy czas. Moja codzienna praca polega na weryfikacji kompletności i rzetelności dokumentów księgowych, które otrzymuję od Klientów, prowadzeniu rejestrów VAT, dekretacji faktur, wyciągów bankowych , analizie i weryfikacji zapisów na kontach księgowych, prowadzeniu rozrachunków, przygotowaniu i składaniu deklaracji podatkowych, kontakcie z klientem oraz urzędami skarbowymi i ZUS, przygotowywaniu bilansów i rachunków zysków i strat, monitorowaniu zmian w przepisach i informowaniu o nich klientów. To można powiedzieć, że w takim skrócie.

JM: Ja poszłam bardziej w specjalizacje rachunkową, nie zapominając przy tym o podatkach. Pełne księgi i ścisła współpraca z biurami rachunkowymi oraz innymi księgowymi to jest to, na co postawiłam. Przed własną działalnością pracowałam w biurze rachunkowym, firmie produkcyjnej, ale drugie 5 lat w audycie finansowym pod skrzydłami biegłego rewidenta – co bardzo mi się spodobało. Stąd też moje zamiłowanie do współpracy z księgowymi, szkoleń, doradztwa rachunkowego, audytu i wielu trudnych, nawet dla księgowych, tematów rachunkowych. Moja codzienna praca polega na prowadzeniu ksiąg handlowych, optymalizacji procesów księgowych, konsultacjach z księgowymi, prostowaniu ksiąg rachunkowych z zaległości i nieścisłości. Często współpracuję z biurami rachunkowymi, które do tej pory prowadziły wyłącznie KPiR, ale ich Klienci się rozrośli i konieczne jest przejścia na pełne księgi – to ja właśnie pomagam im wszystko poukładać i mieć pod kontrolą pełną księgowość.

KD: Czy oferujecie również usługi doradztwa podatkowego dla swoich klientów?

JM i PM jednogłośnie: Nie.

JM: Żadna z nas nie oferuje doradztwa podatkowego. Ja oferuję ze swojej strony doradztwo rachunkowe, księgowe bez ingerencji w podatki. Nie mamy na to uprawnień, ale współpracujemy z doradcą podatkowym i do niego odsyłamy w razie potrzeby. Klient może sam pójść na taką konsultację, ale preferujemy, aby odbyła się ona również w naszej obecności, abyśmy mogli wspólnie opracować nurtujący Klienta temat.

KD: Co uważacie za największe wyzwanie w pracy księgowej? Jakie były najtrudniejsze sytuacje, z którymi musiałyście sobie poradzić?

PM: Największym wyzwaniem w pracy księgowego moim zdaniem jest sprostanie oczekiwaniom klientów, ciągle zmieniające się przepisy i ich niejasność i nieprecyzyjność oraz presja czasu. U księgowych taki deadline przypada zawsze na 20-sty dzień każdego miesiąca.

JM: Ja bym powiedziała, że księgowa ma wiele deadlinów, bo praktycznie co 5 dni inny termin. Przykładowo: 15-sty ZUS, 20-sty podatek dochodowy, 25-sty VAT. To takie główne. Ale to prawda, 20-sty najbardziej świeci się na czerwono w każdym księgowym kalendarzu <hahaha>. Dla mnie największym wyzwaniem jest pogodzenie interesów klienta z ciągle zmieniającymi się przepisami i interpretacjami, co potrafi spędzić mi sen z powiek… Jako księgowa chcę jak najlepiej dla klienta, ale nie zawsze da się cokolwiek zrobić w danej sytuacji, zwłaszcza po fakcie.

KD: Jak nadążacie za zmianami w przepisach podatkowych i finansowych? Czy uczestniczycie regularnie w szkoleniach?

PM: Szkolenia, szkolenia i jeszcze raz szkolenia. Posiadamy dostęp do platformy szkoleń online i webinariów w zakresie podatków, rachunkowości, kadr, płac i finansów. Uczestniczymy w tych  szkoleniach co najmniej 2-3 razy w miesiącu .

Aktualnie również rozpoczynam kolejną certyfikacje w Stowarzyszeniu Księgowych – mowa tutaj o III stopniu księgowości.

JM: Ja bym jeszcze dodała wymianę opinii z kolegami po fachu, webinaria, codzienna prasówka podatkowa, szkolenia stacjonarne ze specjalistami. Także ciągłe dokształcanie mamy w codziennym grafiku i nawyku. Taki zawód.

KD: Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia księgowej prowadząc JDG?

PM: Warto skorzystać ze wsparcia księgowej, ponieważ daje to możliwość oddelegowania wszelkich formalności związanych z kwestiami podatkowymi działalności, dzięki czemu przedsiębiorca może mieć więcej czasu na zajęcie się swoim biznesem, może spać spokojnie, że jego zobowiązania podatkowe są wyliczone poprawnie i na czas, a księgowość prowadzona z aktualnie obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorca może być także spokojny, bo w każdej chwili może zadzwonić z nurtującym pytaniem i znaleźć rozwiązanie problemu.

JM: Z księgowej warto skorzystać, dlatego, że ona specjalizuje się w księgowości. Tak jak idziemy do mechanika, bo potrzebujemy naprawić auto czy coś w nim zamontować, tak idziemy do księgowej, aby poprowadziła nam księgowość. Prowadzenie księgowości też nie należy do najprostszych zajęć właśnie na zawiłość i ilość przepisów, ale też niestety na niemałe sankcje za błędy. Oczywiście znam kilkoro ludzi, którzy zdecydowali się podjąć samodzielną walkę z prowadzeniem KPiR, ale jak sami mówią dokumentów kilka, ale „zabawy” dużo. Księgowa mało, że ma doświadczenie, to ma jeszcze narzędzia do prowadzenia księgowość jakim jest chociażby oprogramowanie, czasami również znajomości w różnych specjalizacjach finansów.

KD: O czym warto pamiętać decydując się na wsparcie księgowej?

PM: Decydując się na wsparcie księgowej, należy zadbać o komunikacje na płaszczyźnie księgowy-firma, ustalić zakres obowiązków,  trzymać się terminów, na bieżąco informować o zmianach w firmie i transakcjach które mają miejsce. Co najmniej raz w miesiącu warto znaleźć czas na dłuższe spotkanie, aby obgadać bieżące sprawy, podpisać dokumenty, wypić kawę i pamiętać, że do dobrej współpracy potrzeba zaangażowania dwóch stron.

JM: Ja bym jeszcze dodała, żeby pamiętać, że księgowa też człowiek i nie jedną historię już słyszała. Nie bójmy się przyjść do księgowej z zapytaniem jak ona widzi daną sytuację, najlepiej zanim taka sytuacja będzie miała miejsce. Łatwiej wszystko ustalić i omówić zanim do czegoś nieodwracalnego w skutkach podatkowych dojdzie. Moim zdaniem księgowa jest też  po to, aby w miarę możliwości pomóc. Nie zawsze doradzi jak płacić mniej podatków, na co myślę wszyscy liczą, ale może pokierować do osób, które takie doradztwo świadczą.

KD: Jakie są Wasze cele zawodowe na najbliższe lata?

PM: Rozwój biura i poszerzenie katalogu klientów, ukończenie certyfikacji w SKWP.

JM: Zbudowanie kancelarii zrzeszającej specjalistów z różnych gałęzi finansów, tak aby nawet najbardziej wymagający Klienci byli zaopiekowani i znaleźli rozwiązania dopasowane do ich potrzeb. Przeprowadzenie kursów i szkoleń związanych z księgowością, w szczególności pełną księgowością dedykowanych (przyszłym) księgowym.

KD: Bardzo Wam dziękuję za rozmowę. Sama korzystam z usług księgowej. To dla mnie wielka ulga, że mam kogoś, kto panuje nad finansami mojej firmy. Mogę spać spokojnie… W rozmowie z Wami uświadomiłam sobie ile tak naprawdę pracy jest po stronie księgowej i jak bardzo odciąża przedsiębiorców. Myślę, że ten wywiad zainspiruje niejedną osobę do podjęcia współpracy z księgową. Dziękuję raz jeszcze.

Więcej informacji o działaniach Patrycji i Jolanty znajdziesz na www.paniodpodatkow.com oraz Facebooku: Pani od podatków i Księgowa Ratunkowa.

Fot. Unsplash