Podatki w biznesie to nie tylko obowiązek. Jak przedsiębiorcy mogą podejmować bardziej świadome decyzje? – Wywiad z Marleną Grzegorz
Wielu przedsiębiorców traktuje podatki wyłącznie jako obowiązek, który trzeba rozliczyć na koniec miesiąca. Tymczasem mogą one być ważnym elementem świadomego zarządzania firmą i realnie wpływać na jej bezpieczeństwo oraz rozwój. O tym, jak podejmować bardziej świadome decyzje podatkowe w biznesie, jakie błędy najczęściej popełniają właściciele firm oraz dlaczego dobre doradztwo podatkowe zaczyna się od zrozumienia przedsiębiorcy, opowiada doradca podatkowy Marlena Grzegorz.
Redakcja: Jak zaczęła się Pani droga do zawodu doradcy podatkowego i co sprawiło, że właśnie tę ścieżkę zawodową wybrała Pani dla siebie?
Marlena Grzegorz: Moja droga do zawodu doradcy podatkowego zaczęła się właściwie bardzo naturalnie. Już na początku studiów wiedziałam, że chcę związać swoją przyszłość z finansami i rachunkowością, dlatego wybrałam właśnie ten kierunek. Równolegle ze studiami zaczęłam zdobywać pierwsze doświadczenia zawodowe. Początkowo pracowałam w administracji, a później trafiłam do swojej pierwszej pracy związanej z dokumentami finansowymi, w firmie Novela. Tam nauczyłam się podstaw weryfikacji dokumentów i tego, jak wygląda praktyczna strona pracy z finansami.
Kolejnym ważnym etapem była praca w biurze rachunkowym prowadzonym przez doradcę podatkowego. Na rozmowie rekrutacyjnej powiedziałam wprost, że bardzo zależy mi na tym, aby praca nie była rutynowa i żebym mogła się rozwijać. Rzeczywiście przez kolejne siedem lat nie było miejsca na nudę. W tym czasie równolegle pracowałam i studiowałam zaocznie finanse i rachunkowość, zdobywając w praktyce doświadczenie zawodowe.
To właśnie wtedy zobaczyłam, jak dużą rolę odgrywa doradca podatkowy w pracy z przedsiębiorcami. Zrozumiałam, że podatki to nie tylko przepisy i liczby, ale realne decyzje biznesowe, które wpływają na bezpieczeństwo i rozwój firmy. Dlatego zaczęłam przygotowania do egzaminu na doradcę podatkowego, jednocześnie rozwijając swoją wiedzę na studiach podyplomowych z zakresu międzynarodowych standardów rachunkowości oraz psychologii zarządzania.
Z czasem coraz bardziej utwierdzałam się w przekonaniu, że to właśnie ta ścieżka zawodowa daje mi możliwość łączenia wiedzy finansowej z realnym wspieraniem przedsiębiorców. Dla mnie doradztwo podatkowe to nie tylko zawód, ale także sposób na budowanie niezależności, zarówno zawodowej, jak i osobistej, oraz na pomaganie ludziom w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych.
Prowadzenie własnej kancelarii to nie tylko wiedza ekspercka, ale też zarządzanie firmą. Co było dla Pani największym wyzwaniem w rozwijaniu własnego biznesu?
Największym wyzwaniem w rozwijaniu własnej kancelarii była dla mnie zmiana roli, z pracownika i specjalisty na osobę odpowiedzialną za całą firmę. Co ciekawe, moja przedsiębiorcza droga zaczęła się w momencie, w którym byłam bardzo zmęczona zawodowo. Po siedmiu latach pracy w biurze rachunkowym złożyłam wypowiedzenie, ponieważ czułam wypalenie i potrzebowałam zmiany. Wtedy mój ówczesny szef zaproponował mi odkupienie biura rachunkowego.
W praktyce oznaczało to, że z dnia na dzień, oprócz pracy merytorycznej, pojawiła się cała druga warstwa prowadzenia biznesu: zarządzanie zespołem, organizacja pracy, kwestie administracyjne, wystawianie faktur czy pilnowanie należności. Jednocześnie od początku był to duży zespół, kilkanaście osób, a ja nie miałam wcześniej doświadczenia w zarządzaniu. W wielu sytuacjach uczyłam się więc po prostu w praktyce.
Szczególnie trudnym momentem było przejście z roli koleżanki do roli szefa. Jeszcze niedawno pracowaliśmy razem w jednym zespole, a nagle to ja byłam osobą odpowiedzialną za decyzje, organizację pracy i kierunek rozwoju firmy. W naturalny sposób pojawiły się zmiany w zespole. Część osób odeszła, pojawiły się nowe osoby, a ja musiałam nauczyć się budować autorytet i jasno określać standardy pracy.
Dużym wyzwaniem było także zbudowanie własnego stylu prowadzenia kancelarii, zarówno w zakresie organizacji pracy, jak i kultury zespołu. Musiałam nauczyć się wyceniać swoją pracę, podejmować trudne decyzje personalne, delegować zadania i jasno komunikować, jak chcę, aby firma funkcjonowała.
Nie brakowało również wyzwań czysto zawodowych. Zdarzały się sytuacje, w których przejmowaliśmy klientów po innych biurach rachunkowych i okazywało się, że skala nieprawidłowości w dokumentacji jest dużo większa, niż ktokolwiek się spodziewał. W takich momentach odpowiedzialność za uporządkowanie sytuacji podatkowej przedsiębiorcy spoczywała już na nas. Były też naprawdę trudne momenty, pełne rezygnacji, frustracji i zmęczenia. Ogrom presji i utrzymanie jej z wielu stron: od klienta, który czeka na wynik, z urzędu, który czeka na dokumenty, czy od pracowników, którzy chcą już zamknąć temat, kumulowało się na mnie. To było ogromnie obciążające, a jednocześnie niewidoczne, bo często zatrzymywałam te emocje dla siebie. Jako szef i partner biznesowy chciałam jak najlepiej wywiązywać się ze swojego zakresu obowiązków, choć dziś z perspektywy czasu czasem zastanawiam się, skąd miałam na to wszystko siłę.
Właśnie te trudne momenty najmocniej mnie ukształtowały, zarówno jako doradcę podatkowego, jak i przedsiębiorcę. Wymagało to ode mnie dużej odwagi, ale dzięki temu dziś wiem, że prowadzenie kancelarii to nie tylko wiedza ekspercka, lecz także umiejętność budowania zespołu, odpowiedzialności i relacji z klientami.
Wspomina Pani o indywidualnym podejściu do przedsiębiorców. Co w praktyce oznacza „dopasowanie podatków do człowieka”, a nie do schematu?
Każdy przedsiębiorca jest inny, nie tylko pod względem biznesu, który prowadzi, ale również charakteru, stylu pracy czy sytuacji życiowej. Dlatego w mojej pracy bardzo ważne jest, aby nie dopasowywać przedsiębiorcy do schematu podatkowego, lecz odwrotnie: dobrać rozwiązania podatkowe do konkretnego człowieka.
W praktyce oznacza to przede wszystkim rozmowę i zrozumienie, jak dana osoba funkcjonuje. Są przedsiębiorcy, którzy świetnie odnajdują się w bardziej złożonych strukturach, takich jak kilka spółek czy spółki celowe. Są też tacy, którzy wiedzą o sobie, że nie lubią formalności i dokumentów. W ich przypadku nawet jeśli spółka z o.o. byłaby w teorii najbardziej optymalnym rozwiązaniem podatkowym, w praktyce może się okazać, że taka struktura po prostu nie będzie odpowiednia dla każdego.
Bardzo ważna jest także sytuacja życiowa przedsiębiorcy: zobowiązania finansowe, sprawy rodzinne, kwestie zdrowotne czy wcześniejsze decyzje biznesowe. Czasami podatkowo „najlepsze” rozwiązanie wcale nie jest najlepsze w kontekście całego życia danej osoby. Dlatego doradztwo podatkowe powinno uwzględniać nie tylko przepisy, ale również tempo życia przedsiębiorcy, jego sposób działania oraz to, co jest dla niego ważne.
W mojej pracy staram się najpierw zrozumieć człowieka i jego sposób funkcjonowania, a dopiero później proponować rozwiązania podatkowe i biznesowe. Dzięki temu struktura podatkowa nie jest sztucznym schematem, ale narzędziem, które realnie wspiera przedsiębiorcę w prowadzeniu firmy.
W którym momencie rozwoju firmy warto pomyśleć o strategicznym planowaniu podatkowym, czy jest to temat dopiero dla większych firm, czy również dla małych działalności?
Moim zdaniem planowanie podatkowe zaczyna się znacznie wcześniej, niż wiele osób zakłada – właściwie już od momentu rozpoczęcia działalności. Wynika to z prostego faktu, że każdy przedsiębiorca jest inny, a rozwój firmy może wyglądać bardzo różnie.
Dla jednej osoby momentem rozwoju będzie przejście z działalności nierejestrowanej do zarejestrowanej firmy. Dla kogoś innego będzie to zwiększenie obrotów z kilku do kilkudziesięciu milionów złotych albo wejście na rynki zagraniczne. Z perspektywy przepisów podatkowych każda z tych sytuacji może oznaczać zupełnie inne decyzje dotyczące formy działalności, struktury firmy czy sposobu rozliczeń.
Dlatego nie traktuję doradztwa podatkowego jako działania zarezerwowanego wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw. To raczej proces, który powinien towarzyszyć firmie na każdym etapie jej rozwoju. Podobnie jak przedsiębiorcy regularnie aktualizują swoje plany biznesowe czy budżety, tak samo warto na bieżąco analizować decyzje podatkowe i dostosowywać je do aktualnej sytuacji firmy oraz jej właściciela.
W praktyce oznacza to stałe monitorowanie i korygowanie przyjętych rozwiązań. Dzięki temu podatki nie są jedynie obowiązkiem rozliczeniowym, ale stają się elementem świadomego zarządzania biznesem.
Wielu przedsiębiorców traktuje podatki wyłącznie jako obowiązek. Jak zmienić tę perspektywę i zacząć podejmować bardziej świadome decyzje podatkowe w biznesie?
To pytanie ma w sobie jednocześnie prostą i trudną odpowiedź. Z jednej strony rozwiązanie jest dość proste: przedsiębiorcy powinni rozmawiać o podatkach, zadawać pytania i konsultować swoje decyzje z doradcami podatkowymi. Z drugiej strony trudność polega na tym, że wielu przedsiębiorców obawia się przyznać, że czegoś nie rozumie.
W praktyce bardzo często spotykam się z sytuacją, w której podatki są traktowane wyłącznie jako obowiązek właśnie dlatego, że przedsiębiorcy nie rozumieją, jak działa cały system i jakie konsekwencje mają poszczególne decyzje biznesowe. Jeśli nie rozumiemy mechanizmu, naturalnie zaczynamy traktować go jako coś narzuconego z zewnątrz.
Zmiana perspektywy zaczyna się więc od rozmowy i edukacji. Warto zadawać pytania i otwarcie mówić o tym, czego się nie rozumie. Kiedy przedsiębiorca zaczyna poznawać zasady działania podatków i ich wpływ na biznes, przestają one być jedynie obowiązkiem, a zaczynają być elementem świadomego zarządzania firmą.
W swojej pracy bardzo często tłumaczę podatki w możliwie prosty sposób, czasem dosłownie rysując schematy na kartce podczas spotkania z klientem. Dzięki temu przedsiębiorcy zaczynają widzieć zależności między decyzjami biznesowymi a ich skutkami podatkowymi. Wtedy rozmowa wygląda zupełnie inaczej, a zarządzanie przychodami, kosztami czy inwestycjami staje się bardziej świadome i spokojniejsze.
Z Pani doświadczenia, jakie są najczęstsze błędy podatkowe popełniane przez właścicieli firm i z czego one najczęściej wynikają?
Z mojego doświadczenia wynika, że błędy podatkowe przedsiębiorców bardzo często zależą od skali i formy prowadzenia działalności.
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych najczęściej wynikają one z ogromnej liczby obowiązków, które przedsiębiorca musi pogodzić jednocześnie. Osoba prowadząca małą firmę bardzo często sama wykonuje pracę, wystawia faktury, organizuje zlecenia i jednocześnie stara się pilnować dokumentów oraz terminów podatkowych. W takich sytuacjach błędy wynikają najczęściej z braku czasu, niepełnej dokumentacji albo zwykłej niewiedzy o wszystkich obowiązkach podatkowych.
W większych firmach sytuacja wygląda nieco inaczej. Tam często odpowiedzialność za kwestie finansowe i podatkowe spoczywa na jednej osobie, na przykład dyrektorze finansowym. Zarząd zakłada wtedy, że ta osoba zajmuje się wszystkim, od księgowości, przez podatki, aż po organizację pracy działu finansowego. W praktyce jest to bardzo duża odpowiedzialność dla jednej osoby i nie zawsze wszystkie obszary mogą być odpowiednio zaopiekowane.
Dlatego wiele błędów podatkowych wynika nie z braku dobrej woli, ale raczej z przeciążenia obowiązkami, braku czasu lub z przekonania, że ktoś inny w firmie w pełni odpowiada za ten obszar.
Warto pamiętać, że księgowość i podatki, szczególnie w większych organizacjach, są w pewnym sensie sercem całego przedsiębiorstwa. To właśnie tam spotykają się wszystkie procesy finansowe firmy i tam widać realny obraz jej funkcjonowania.
Jeżeli w tym obszarze procesy nie są dobrze poukładane, dokumenty nie przepływają prawidłowo albo odpowiedzialność jest nadmiernie skupiona na jednej osobie, bardzo szybko zaczyna to wpływać na działanie całej organizacji. Problemy w księgowości czy w obszarze podatków rzadko pozostają tylko problemami działu finansowego. Prędzej czy później zaczynają wpływać na decyzje zarządu i codzienne funkcjonowanie firmy.
W praktyce oznacza to często sytuacje, w których przedsiębiorcy zamiast koncentrować się na rozwoju biznesu i generowaniu przychodów, muszą poświęcać czas na wyjaśnianie spraw z urzędem skarbowym, odpowiadanie na wezwania czy porządkowanie dokumentacji. Dlatego dobrze zorganizowana księgowość i świadome zarządzanie podatkami są jednym z fundamentów stabilnego rozwoju firmy.
Wspiera Pani przedsiębiorców także w porządkowaniu sytuacji podatkowej po wcześniejszych błędach. Czy są momenty, w których odpowiednia reakcja może jeszcze uratować firmę przed poważnymi konsekwencjami?
To pytanie jest w pewnym sensie trudniejsze, niż się wydaje. Mówimy o „odpowiedniej reakcji”, ale w praktyce wielu przedsiębiorców nie wie, kiedy taki moment właściwie następuje. Gdyby podatnik miał pełną świadomość, w którym momencie powinien zareagować, często w ogóle nie znalazłby się w sytuacji, w której trzeba porządkować błędy po wcześniejszych rozliczeniach czy po nieprawidłowo prowadzonej księgowości.
Dlatego kluczową rolę odgrywa wiedza i świadomość tego, jak działa system podatkowy. Przedsiębiorcy, którzy rozumieją podstawowe mechanizmy podatkowe i wiedzą, jak funkcjonują ich rozliczenia, są znacznie szybciej w stanie zauważyć moment, w którym coś zaczyna działać nieprawidłowo, na przykład gdy struktura firmy przestaje być adekwatna do skali działalności albo gdy pojawiają się niepokojące sygnały w dokumentacji czy rozliczeniach.
Problem polega na tym, że jeśli tej świadomości brakuje, przedsiębiorca często nie potrafi właściwie zinterpretować sygnałów ostrzegawczych. Wezwanie z urzędu skarbowego nie zawsze uruchamia „czerwoną lampkę”, bo podatnik widzi w nim przede wszystkim skomplikowane przepisy i krótki termin odpowiedzi, ale nie zawsze rozumie, jakie mogą być konsekwencje danej sytuacji.
Dlatego w praktyce bardzo ważna jest edukacja i rozmowa o podatkach. Im większa jest świadomość przedsiębiorców, tym łatwiej jest rozpoznać moment, w którym trzeba zareagować. Wtedy rzeczywiście można mówić o odpowiedniej reakcji, czyli o działaniu podjętym na tyle wcześnie, aby uporządkować sytuację i ograniczyć potencjalne konsekwencje dla firmy.
W ostatnich latach przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się bardzo dynamicznie. Jak przedsiębiorcy mogą odnaleźć się w tym gąszczu zmian i nie podejmować decyzji, które w przyszłości mogą okazać się kosztowne?
W dużej mierze wracamy tu do tego, o czym mówiliśmy wcześniej, czyli do świadomości tego, czym są podatki i jak funkcjonują w biznesie. Warto przestać traktować je wyłącznie jako obowiązek, a zacząć postrzegać jako element prowadzenia działalności, z którym trzeba nauczyć się współpracować.
Przedsiębiorca nie musi znać wszystkich przepisów ani śledzić każdej zmiany w prawie podatkowym. W praktyce znacznie ważniejsze jest to, aby rozumiał podstawowe mechanizmy działania podatków i miał możliwość regularnej rozmowy z osobą, która specjalizuje się w tym obszarze. Dzięki temu wiele decyzji biznesowych można skonsultować wcześniej i uniknąć sytuacji, w których konsekwencje podatkowe okazują się zaskoczeniem.
Tempo zmian w przepisach podatkowych jest dziś rzeczywiście bardzo duże. W wielu obszarach powoduje to, że praca doradcy podatkowego polega nie tylko na analizie obowiązujących regulacji, ale także na ciągłym śledzeniu nowych interpretacji i zmian w prawie. Dlatego przedsiębiorcom coraz trudniej samodzielnie odnaleźć się w tym systemie.
Najrozsądniejszym podejściem jest więc budowanie świadomości podatkowej i współpraca z osobami, które na co dzień zajmują się tym obszarem. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie poruszać się w gąszczu przepisów, ale może podejmować decyzje biznesowe z większą wiedzą i spokojem.
Coraz częściej mówi się o roli doradcy podatkowego jako partnera strategicznego w biznesie. Jak powinna wyglądać taka współpraca między przedsiębiorcą a doradcą?
Rola doradcy podatkowego w biznesie rzeczywiście coraz częściej wykracza poza samo rozliczanie podatków czy analizę przepisów. W dobrze funkcjonującej współpracy doradca staje się partnerem, z którym przedsiębiorca może omawiać ważne decyzje biznesowe jeszcze zanim zostaną one podjęte.
Taka współpraca opiera się przede wszystkim na rozmowie i zaufaniu. Doradca powinien rozumieć specyfikę działalności firmy, jej model biznesowy oraz cele właściciela. Z kolei przedsiębiorca powinien mieć przestrzeń, aby otwarcie mówić o planach, inwestycjach czy zmianach w firmie, ponieważ to właśnie te decyzje często mają największe konsekwencje podatkowe.
Jednocześnie warto pamiętać, że nie istnieje jeden model współpracy, który pasuje do wszystkich przedsiębiorców. Tak jak każda firma i każdy właściciel są inni, tak również sposób pracy z doradcą powinien być dopasowany do konkretnej organizacji. W niektórych przypadkach współpraca polega przede wszystkim na okresowej weryfikacji rozliczeń lub struktur podatkowych, w innych na regularnych spotkaniach i rozmowach o bieżących decyzjach biznesowych.
Duże znaczenie ma również styl komunikacji. Jedni przedsiębiorcy wolą regularne spotkania i rozmowy, inni krótszy kontakt mailowy czy konsultacje przy konkretnych decyzjach. Dlatego dobra współpraca z doradcą podatkowym jest w pewnym sensie „szyta na miarę”, dostosowana do sposobu funkcjonowania przedsiębiorcy i jego firmy.
Właśnie wtedy pojawiają się realne korzyści dla obu stron. Przedsiębiorca ma poczucie większego bezpieczeństwa i lepszej kontroli nad decyzjami podatkowymi, a doradca może rzeczywiście wspierać rozwój firmy, a nie tylko reagować na pojawiające się problemy.
Jaką jedną radę dałaby Pani dziś kobietom, które prowadzą własne firmy lub dopiero myślą o założeniu biznesu i chcą robić to w sposób świadomy, również podatkowo?
Gdybym miała dać jedną radę kobietom, które prowadzą własne firmy albo dopiero myślą o rozpoczęciu biznesu, powiedziałabym przede wszystkim jedno: najpiękniejsze rzeczy w życiu często znajdują się po drugiej stronie strachu.
Jeżeli naprawdę o czymś marzymy i czujemy, że chcemy budować własny biznes, warto mieć odwagę zrobić pierwszy krok. Nawet kwestie podatkowe czy formalne nie powinny być przeszkodą, która zatrzyma nas przed realizacją pomysłów. Na większość wyzwań można znaleźć rozwiązanie, szczególnie jeśli podejdziemy do nich świadomie.
Jednocześnie bardzo ważne jest, aby w tej drodze nie być zupełnie samemu. Warto otaczać się zaufanymi osobami, doradcą podatkowym, prawnikiem czy innymi specjalistami, którzy pomogą spojrzeć na różne sytuacje z szerszej perspektywy i wesprą w trudniejszych momentach.
Przedsiębiorczość zawsze wiąże się z wyzwaniami i momentami niepewności. Dlatego oprócz odwagi i determinacji niezwykle ważna jest także wewnętrzna siła oraz świadomość, że można jednocześnie realizować swoje marzenia i budować biznes w sposób bezpieczny i odpowiedzialny.
Wywiadu udzieliła: Marlena Grzegorz – doradca podatkowy oraz założycielka kancelarii doradztwa podatkowego Sastax w Poznaniu. Od kilkunastu lat pracuje z przedsiębiorcami, wspierając ich nie tylko w bieżących rozliczeniach, ale przede wszystkim w strategicznym planowaniu podatków w biznesie. W swojej pracy stawia na indywidualne podejście do przedsiębiorcy i projektowanie rozwiązań podatkowych dopasowanych do realnego sposobu prowadzenia firmy. Często wspiera również przedsiębiorców w porządkowaniu sytuacji podatkowej po wcześniejszych błędach księgowych lub nieprawidłowo zaprojektowanych strukturach podatkowych.
Więcej informacji o działaniach Marleny znajdziesz na www.sastax.pl oraz na Facebooku i LinkedIn.
