Nie tylko dokumenty. O odpowiedzialnym zarządzaniu środowiskiem – Wywiad z Martą Klimas-Haczkowską
Ochrona środowiska w firmie nie zaczyna się i nie kończy na dokumentach, pozwoleniach i obowiązkowych sprawozdaniach. To obszar, który wymaga rozumienia zarówno przepisów i technologii, jak i codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Marta Klimas-Haczkowska, założycielka firmy doradczej EGIDA, opowiada o drodze od dziecięcej fascynacji przyrodą do własnego biznesu, o odpowiedzialności eksperta i o tym, dlaczego skuteczne zarządzanie środowiskowe powinno zaczynać się od poznania firmy „od środka”.
Redakcja: Zainteresowanie ochroną środowiska pojawiło się u Pani bardzo wcześnie. Jeszcze w dzieciństwie interesowała się Pani przyrodą, biologią i chemią. Czy już wtedy czuła Pani, że w przyszłości będzie towarzyszyć Pani zawodowo?
Marta Klimas-Haczkowska: Od dziecka lubiłam przyrodę i w szkole właśnie fascynowały mnie przedmioty przyrodnicze. Szczególnie interesowały mnie biologia i chemia. Nie potrafiłam jeszcze wtedy nazwać konkretnego zawodu, który chciałabym wykonywać, ale wiedziałam, że moja przyszłość będzie związana z tym obszarem.
W liceum miałam nawet wziąć udział w olimpiadzie biologicznej. Chciałam przygotować pracę dotyczącą życia rodziny pszczelej, ponieważ fascynowało mnie, jak złożonym i doskonale zorganizowanym organizmem jest pszczela społeczność. Nawiązałam kontakt z pszczelarzem fascynatem, który wprowadzał mnie w ten świat. Komisja nie chciała jednak zaakceptować tego tematu. Zaproponowano mi prowadzenie doświadczeń na roślinie, między innymi z wykorzystaniem azotanów i innych substancji. Zupełnie tego nie czułam. Nie chciałam realizować doświadczenia tylko dlatego, że odpowiadało przyjętemu schematowi. W rezultacie zrezygnowałam z udziału w olimpiadzie.
Z dzisiejszej perspektywy widzę, że już wtedy ważne było dla mnie nie tylko zdobywanie wiedzy, ale także rozumienie sensu tego, czym się zajmuję. Potrzebowałam widzieć szerszy obraz i prawdziwe życie, a nie wyłącznie eksperyment przeprowadzony według narzuconego wzoru. To podejście zostało ze mną do dziś.
Wybór ochrony środowiska na Uniwersytecie Łódzkim nie był więc przypadkowy. Przekonał mnie szczególnie program studiów, bardzo ciekawy i interdyscyplinarny. Łączył nauki przyrodnicze, chemię, zagadnienia techniczne, prawne i społeczne. Właśnie ta różnorodność była mi bliska.
Zanim założyła Pani własną firmę, przez sześć lat pracowała Pani w dużym przedsiębiorstwie produkcyjnym. Co dało Pani to doświadczenie i czego nauczyło Panią funkcjonowanie „od środka” firmy, która musi na co dzień mierzyć się z wymaganiami środowiskowymi?
To doświadczenie dało mi przede wszystkim możliwość poznania prawdziwego funkcjonowania zakładu produkcyjnego. Przepisy czytane przy biurku wyglądają zupełnie inaczej niż obowiązki realizowane w miejscu, w którym pracują ludzie, działają instalacje, powstają odpady i emisje, a każda decyzja organizacyjna lub techniczna ma również określone skutki ekonomiczne.
Przez sześć lat zobaczyłam, że ochrona środowiska w przedsiębiorstwie nie może funkcjonować w oderwaniu od produkcji, utrzymania ruchu, inwestycji, logistyki czy zarządzania. Specjalista środowiskowy musi rozumieć nie tylko przepisy, ale także proces technologiczny i codzienne realia firmy. Musi umieć rozmawiać zarówno z zarządem, jak i z inżynierem, technologiem czy pracownikiem produkcji.
Nauczyłam się również, że samo przygotowanie dokumentu nie rozwiązuje problemu. Można mieć bardzo dobrze opracowaną procedurę, która w praktyce nie będzie działała, jeżeli nie uwzględni się organizacji pracy i możliwości zakładu. Dlatego zawsze staram się znaleźć rozwiązanie, które będzie zgodne z prawem, korzystne dla środowiska, ale jednocześnie możliwe do rzeczywistego wdrożenia.
Dzięki pracy w przemyśle nie patrzę na przedsiębiorców wyłącznie przez pryzmat obowiązków i potencjalnych uchybień. Rozumiem presję czasu, odpowiedzialność za produkcję, pracowników i wynik ekonomiczny. Jednocześnie wiem, że kwestie środowiskowe nie mogą być odkładane na później, ponieważ wcześniej czy później brak właściwych działań wraca, podczas kontroli, realizacji inwestycji, uzyskiwania decyzji albo w postaci konkretnych problemów środowiskowych.
W 2008 roku zdecydowała się Pani założyć własną firmę doradczą. Co było impulsem do podjęcia tej decyzji i czego najbardziej obawiała się Pani, rozpoczynając działalność na własny rachunek?
Założenie własnej firmy było dla mnie naturalnym etapem rozwoju, choć oczywiście nie była to łatwa decyzja. Chciałam pracować bardziej samodzielnie, mieć wpływ na sposób realizacji projektów i móc wykorzystywać swoją wiedzę dla różnych przedsiębiorstw. Widziałam też, jak wiele firm potrzebuje osoby, która nie tylko wskaże obowiązki, ale przeprowadzi je przez cały proces i pomoże znaleźć konkretne rozwiązanie.
Największa obawa dotyczyła chyba tego, co jest trudne dla większości osób rozpoczynających działalność: czy znajdę klientów, czy zapewnię firmie ciągłość i czy udźwignę całą odpowiedzialność. Własna działalność oznacza, że nie można ograniczyć się do wykonywania pracy merytorycznej. Trzeba jeszcze pozyskiwać klientów, pilnować finansów, organizować pracę, podejmować decyzje i odpowiadać za ich skutki.
W ochronie środowiska ta odpowiedzialność jest szczególnie duża. Przygotowywane przez nas dokumenty i analizy stanowią podstawę decyzji administracyjnych oraz działań podejmowanych przez przedsiębiorców. Błąd może mieć poważne konsekwencje dla klienta, ale również dla środowiska i ludzi.
Od początku wiedziałam więc, że nie chcę budować firmy na szybkim przygotowywaniu dokumentów. Zależało mi na rzetelności, dokładnym poznaniu zakładu i uczciwym informowaniu klienta również o sprawach trudnych. Tak powstała EGIDA i na tych samych wartościach opiera się do dziś.
Przez lata zbudowała Pani ekspercką markę w obszarze, który łączy prawo, nauki ścisłe i przemysł. Jak wyglądało budowanie wiarygodności i pozycji ekspertki w branży, w której wiedza musi iść w parze z ogromną odpowiedzialnością?
Wiarygodności nie buduje się jednym szkoleniem, dyplomem ani publikacją. Buduje się ją latami, poprzez sposób wykonywania nawet najmniejszych zleceń, dotrzymywanie ustaleń, mówienie prawdy i branie odpowiedzialności za swoją pracę.
W tej branży nie wystarczy znać przepisy. Trzeba rozumieć procesy zachodzące w zakładzie, umieć analizować dane techniczne i przewidywać, jakie konsekwencje może przynieść określone rozwiązanie. Trzeba też mieć świadomość granic własnych kompetencji. Nie uważam, że jedna osoba może być specjalistą od wszystkiego.
Dlatego współpracuję między innymi z hydrologami, inżynierami ochrony powietrza i przyrodnikami. Tylko zespołowo jesteśmy w stanie spojrzeć na przedsięwzięcie z różnych stron i znaleźć rozwiązanie właściwe zarówno dla klienta, jak i dla środowiska. Dla mnie przejawem profesjonalizmu nie jest udawanie, że zna się odpowiedź na każde pytanie. Profesjonalizm polega również na tym, żeby wiedzieć, kiedy należy zaprosić do projektu osobę posiadającą węższą, specjalistyczną wiedzę.
Bardzo ważna jest dla mnie rzetelność. Jeżeli podczas analizy widzę problem, nie próbuję go ukryć ani opisać w sposób wygodny dla klienta. Wyjaśniam, z czego wynika ryzyko, i wspólnie szukamy rozwiązania. Klient musi mieć pewność, że może oprzeć na naszej pracy swoje decyzje. Właśnie z takiego zaufania, budowanego projekt po projekcie, powstała marka EGIDY.
Jednym z wyróżników EGIDY są audyty środowiskowe oparte nie tylko na analizie dokumentów, ale przede wszystkim na poznaniu rzeczywistego funkcjonowania zakładu. Dlaczego uważa Pani, że wyjście zza biurka i zobaczenie procesów „na żywo” jest tak ważne?
Dokumentacja pokazuje tylko pewien fragment rzeczywistości. Można przeczytać opis technologii, przeanalizować pozwolenia, ewidencję odpadów czy wyniki pomiarów, ale dopiero podczas wizyty w zakładzie widać, jak proces naprawdę przebiega.
Na miejscu można zobaczyć, gdzie powstają odpady, w jaki sposób są magazynowane, jakie substancje są wykorzystywane, którędy odprowadzane są emisje i czy rzeczywista organizacja pracy odpowiada temu, co zostało opisane w dokumentach. Czasami wystarczy rozmowa z operatorem maszyny albo pracownikiem utrzymania ruchu, aby dowiedzieć się czegoś, czego nie ma w żadnej instrukcji.
Nie chodzi mi o to, żeby przyjechać do firmy i szukać błędów. Audyt ma pomóc zrozumieć przedsiębiorstwo i wskazać miejsca, które wymagają uporządkowania. Jeżeli znam proces „od środka”, mogę zaproponować działania adekwatne do rzeczywistej sytuacji, a nie rozwiązania teoretyczne.
W ochronie środowiska bardzo łatwo przygotować dokument, który formalnie wygląda dobrze. Znacznie trudniej stworzyć system, który rzeczywiście działa. Dlatego wyjście zza biurka jest dla mnie jednym z podstawowych elementów rzetelnego doradztwa.
Wielu przedsiębiorców traktuje obowiązki środowiskowe jako skomplikowaną dokumentację, którą trzeba przygotować przede wszystkim na wypadek kontroli. Co może się zmienić w firmie, kiedy zamiast reagować na problemy, zaczyna ona świadomie i systematycznie zarządzać swoim compliance środowiskowym?
Przede wszystkim znika ciągłe poczucie niepewności. Firma wie, jakie ma obowiązki, kto za nie odpowiada, jakie dokumenty powinny być prowadzone i których terminów należy pilnować. Kontrola przestaje być wydarzeniem, przed którym w pośpiechu kompletuje się dokumentację z kilku ostatnich lat.
Dobrze zorganizowane compliance środowiskowe pozwala wcześniej zauważyć problemy i uniknąć decyzji, które później mogą okazać się bardzo kosztowne. Dotyczy to na przykład zakupu nowej maszyny, zmiany technologii, zwiększenia produkcji, rozpoczęcia wytwarzania nowych rodzajów odpadów czy pojawienia się dodatkowych źródeł emisji. Jeżeli specjalista środowiskowy zostaje włączony do projektu dopiero na końcu, możliwości działania są często ograniczone.
Systematyczne zarządzanie obowiązkami środowiskowymi może też przynieść firmie konkretne oszczędności. Analiza procesów pozwala ograniczyć ilość odpadów, zużycie surowców lub emisję. Uporządkowanie odpowiedzialności oszczędza czas pracowników i zmniejsza ryzyko kar, opóźnienia inwestycji czy wstrzymania działalności.
Chciałabym, aby przedsiębiorcy przestali postrzegać ochronę środowiska wyłącznie jako segregator potrzebny na wypadek kontroli. To powinien być element zarządzania firmą, podobnie jak finanse, jakość czy bezpieczeństwo pracy.
Misją EGIDY jest przekładanie skomplikowanych przepisów na jasne i praktyczne działania. Co Pani zdaniem sprawia, że przedsiębiorcy tak często czują się zagubieni w gąszczu wymagań i obowiązków środowiskowych?
Przepisy środowiskowe są rozproszone, często się zmieniają i wzajemnie do siebie odsyłają. Jeden obowiązek może wynikać z kilku ustaw i rozporządzeń, a jego zastosowanie zależeć od rodzaju działalności, skali produkcji, wykorzystywanych substancji czy parametrów instalacji.
Przedsiębiorca szukający odpowiedzi na pozornie proste pytanie często otrzymuje zestaw definicji, wyjątków i kolejnych odesłań. Nadal jednak nie wie, co konkretnie powinien zrobić w swojej firmie. Samo zacytowanie przepisu nie jest dla mnie doradztwem. Trzeba jeszcze przełożyć go na praktykę: wskazać obowiązek, termin, osobę odpowiedzialną i sposób jego wykonania.
Problemem jest również to, że przedsiębiorcy otrzymują czasami sprzeczne informacje. Inaczej interpretuje daną kwestię urząd, inaczej firma odbierająca odpady, a jeszcze inaczej autor internetowego poradnika. Nic dziwnego, że czują się zagubieni.
W EGIDZIE staramy się najpierw zrozumieć działalność klienta, a dopiero później przypisać do niej odpowiednie wymagania. Naszym zadaniem nie jest zasypywanie przedsiębiorcy przepisami. Chcemy mu powiedzieć jasno: co go dotyczy, dlaczego, co powinien zrobić i w jakiej kolejności.
Prowadzenie firmy od kilkunastu lat wymaga nie tylko wiedzy eksperckiej, ale także ciągłego rozwoju i reagowania na zmieniające się przepisy. Jak Pani sama dba o to, aby rozwijać zarówno swoje kompetencje, jak i zespół, z którym Pani pracuje?
Ochrona środowiska jest dziedziną, w której nie można raz zdobyć wiedzy i uznać, że wystarczy ona na kolejne lata. Przepisy się zmieniają, pojawiają się nowe wymagania, technologie i interpretacje. Dlatego rozwój jest wpisany w naszą codzienną pracę.
Śledzę zmiany prawne, uczestniczę w szkoleniach i analizuję stanowiska organów oraz praktykę stosowania przepisów. Bardzo dużo uczą mnie także konkretne przypadki klientów. Każdy zakład jest inny i niemal każdy projekt stawia przed nami nowe pytania.
Dbam również o wymianę wiedzy w zespole. Nie chcę, żeby informacje pozostawały wyłącznie u jednej osoby. Omawiamy trudniejsze przypadki, konsultujemy rozwiązania i wspólnie szukamy odpowiedzi. Jednocześnie korzystamy ze wsparcia specjalistów z różnych dziedzin, ponieważ ochrona środowiska wymaga spojrzenia interdyscyplinarnego.
Staram się tworzyć atmosferę, w której można powiedzieć: „muszę to sprawdzić” albo „skonsultujmy to z kimś, kto zna ten obszar lepiej”. W mojej ocenie jest to znacznie bardziej profesjonalne niż udzielanie szybkich, ale niepewnych odpowiedzi. Rzetelność wymaga czasami zatrzymania się, ponownej analizy i zadania dodatkowych pytań.
Dziś rozwija Pani również działalność edukacyjną i rozwiązania, które mają pomagać przedsiębiorcom oraz specjalistom środowiskowym samodzielnie budować uporządkowany system compliance. Skąd pomysł na ten kierunek i czego chciałaby Pani nauczyć osoby, które na co dzień odpowiadają za ochronę środowiska w swoich firmach?
Pomysł wyrósł bezpośrednio z rozmów z przedsiębiorcami i specjalistami środowiskowymi. Widzę, że wiele osób otrzymuje w firmie odpowiedzialność za ochronę środowiska, ale nie dostaje jasnej instrukcji, od czego zacząć. Mają dostęp do przepisów i pojedynczych szkoleń, natomiast brakuje im uporządkowanego systemu oraz pewności, czy właściwie rozumieją swoje obowiązki.
Chciałabym nauczyć ich nie tylko wypełniania formularzy czy obsługi konkretnych systemów. Zależy mi na tym, aby potrafili spojrzeć na firmę całościowo: rozpoznać procesy, zidentyfikować obowiązki, ustalić priorytety, stworzyć kalendarz działań i wiedzieć, kiedy potrzebna jest pomoc specjalisty.
Bardzo ważne jest dla mnie budowanie samodzielności. Nie chodzi o zapamiętanie wszystkich przepisów, bo to właściwie niemożliwe. Chodzi o nauczenie się sposobu myślenia: gdzie szukać informacji, jakie pytania zadawać, jak ocenić ryzyko i jak przełożyć wymaganie prawne na konkretne działanie w zakładzie.
Chcę również pokazywać, że specjalista środowiskowy nie musi być osobą, która tylko przypomina o sprawozdaniach. Może realnie wpływać na decyzje firmy, ograniczać ryzyko i pomagać tworzyć rozwiązania korzystne zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i dla środowiska.
Patrząc z perspektywy osoby, która od dziecięcej fascynacji przyrodą przeszła drogę do stworzenia własnej, specjalistycznej firmy, co dziś uważa Pani za najważniejsze w budowaniu biznesu opartego na wiedzy, odpowiedzialności i zaufaniu?
Najważniejsza jest dla mnie rzetelność. Wiedza jest oczywiście podstawą, ale sama wiedza nie wystarczy. Trzeba jeszcze umieć korzystać z niej odpowiedzialnie, uczciwie mówić o ryzyku i nie obiecywać klientowi rozwiązania, jeżeli nie ma się pewności, że jest ono właściwe.
Bardzo ważne jest również słuchanie. Każda firma ma swoją historię, organizację, ograniczenia i cele. Nie można przyjść z jednym gotowym schematem i zastosować go wszędzie. Trzeba zrozumieć zarówno proces technologiczny, jak i biznes. Rozwiązanie powinno chronić środowisko, ale musi być również wykonalne technicznie i uzasadnione ekonomicznie. Naszą rolą jest połączenie tych wszystkich elementów.
Pamiętam sytuację, gdy podczas opracowywania wniosku o pozwolenie na emisję wykonane obliczenia wykazały wyraźne przekroczenia. Nie potraktowaliśmy tego wyłącznie jako problemu w dokumentacji. Był to sygnał, że trzeba działać. Wspólnie z klientem i specjalistami analizowaliśmy, w jaki sposób można ograniczyć emisję i jakie rozwiązania techniczne należy zastosować.
Właśnie takie momenty dają mi największe poczucie sensu. Nasza praca przynosi wtedy korzyść klientowi, który może bezpiecznie i zgodnie z prawem prowadzić działalność, ale również środowisku i ludziom mieszkającym w otoczeniu zakładu. Podobnie jest, gdy szukamy właściwych kompensacji przyrodniczych albo wspólnie z hydrologami, inżynierami i przyrodnikami wypracowujemy rozwiązanie dla trudnej inwestycji.
Ochrona środowiska jest wymagającą dziedziną. Trzeba rozumieć przyrodę, technologię, prawo, biznes i ekonomię, a następnie połączyć te wszystkie kropki. To właśnie staramy się robić w EGIDZIE.
Po wielu latach prowadzenia firmy wiem też, że nie da się zbudować trwałej marki wyłącznie na sprzedaży. Buduje się ją na odpowiedzialności za własne słowa i pracę, na relacjach oraz na zaufaniu, którego nie można zdobyć raz na zawsze. Trzeba na nie pracować każdego dnia.
Marta Klimas-Haczkowska jest założycielką firmy doradczej EGIDA, która od 2008 roku wspiera przedsiębiorstwa w realizacji obowiązków z zakresu ochrony środowiska i BHP. Z wykształcenia jest specjalistką ochrony środowiska, a doświadczenie zdobywała między innymi przez sześć lat, odpowiadając za ochronę środowiska w dużym przedsiębiorstwie produkcyjnym. W swojej pracy łączy wiedzę prawną, techniczną i praktyczną, prowadząc między innymi audyty środowiskowe oparte na poznaniu rzeczywistego funkcjonowania zakładów. Obecnie rozwija również działalność edukacyjną, pomagając przedsiębiorcom i specjalistom środowiskowym budować uporządkowane systemy compliance środowiskowego.
Więcej informacji o działaniach Marty znajdziesz na www.ekoegida.pl
